Existem muitos termos usados para descrever sistemas colaborativos, incluindo comunidades de aprendizado profissional, equipes de gerenciamento de produção, reuniões do conselho e até comitês. Vários sistemas colaborativos podem se formar e se dissolver em qualquer negócio ou operação à medida que novas necessidades surgem. Algumas podem ser implementadas temporariamente no planejamento de grandes projetos ou na solução de problemas específicos. Outros sistemas colaborativos são contínuos e orientados para um objetivo comum e de longo prazo.
Os diferentes nomes usados para descrever sistemas colaborativos podem ser confusos, pois duas organizações podem usar exatamente o mesmo nome para seu sistema, mas operam de maneiras bem diferentes. Às vezes, sistemas colaborativos com funções essencialmente idênticas recebem nomes diferentes. Por exemplo, um grupo pode ser chamado de equipe de nível escolar em uma escola e equipe interdisciplinar em outra. O nome real que uma organização usa para seu sistema colaborativo específico não é tão importante quanto o trabalho que uma equipe ou sistema realiza.
Os sistemas colaborativos podem ser considerados equipes ou grupos de indivíduos que trabalham juntos para concluir uma tarefa específica. A palavra “colaborativo” pode ser dividida no prefixo co- e na palavra raiz trabalho. O prefixo significa juntos, em conjunto ou igualmente, e trabalho significa trabalhar. Um sistema colaborativo, então, é qualquer arranjo no qual as pessoas se unem em alguma forma de atividade ou trabalho compartilhado. Às vezes, esses sistemas são baseados em tecnologia, usando uma rede de comunicações da empresa em vez de reuniões físicas em tempo real para envolver trabalhadores e se envolver em discussões.
Dois colegas discutindo e compartilhando idéias sobre como resolver um problema no trabalho podem estar envolvidos em um sistema colaborativo informal. Exemplos mais elaborados desses sistemas envolvem equipes ou quadros específicos de funcionários que se reúnem em horários programados regularmente. Esses sistemas colaborativos altamente estruturados geralmente aderem a uma agenda apertada e os líderes seguem um modelo orientado a tarefas. Seja simples ou complexo, um segmento comum entre todos os sistemas colaborativos é uma forte necessidade de comunicação clara e liderança eficaz.
Na educação, os sistemas colaborativos geralmente incluem equipes de professores que ensinam os mesmos alunos ou disciplinas. Esses indivíduos podem se reunir para planejar a instrução juntos e, posteriormente, avaliar o trabalho do aluno para determinar o sucesso da instrução. Nos negócios, uma estratégia de marketing colaborativa pode apresentar um cenário semelhante. Vários departamentos ou funcionários podem colocar a estratégia em prática e depois se unir após a implementação para avaliar a eficácia da estratégia. Em todos os casos, os sistemas colaborativos são baseados na premissa de que focar muitas mentes em uma tarefa específica é superior aos indivíduos que fazem isso sozinhos.
Inteligente de ativos.