O orçamento de base zero representa um processo em que uma empresa ou agência governamental criará um orçamento com limites específicos anualmente. Isso é diferente do orçamento incremental, no qual um orçamento de anos anteriores é usado e um aumento percentual é adicionado aos limites máximos. O orçamento de base zero começa todas as categorias do zero e fornecerá um limite de gastos com base nas despesas necessárias da empresa ou agência governamental. As vantagens incluem maior restrição, direitos reduzidos e discussões de orçamento aberto. As desvantagens podem ser mais tempo para planejar orçamentos ou uma solução inadequada para problemas de gastos.
Colocar restrições no processo orçamentário pode ajudar a garantir que nenhum desperdício entre no orçamento. Freqüentemente chamado de folga orçamentária, o desperdício aumenta o limite de gastos do orçamento para certas categorias. Os gerentes podem “melhorar” o desempenho de seu orçamento não atingindo esse limite de gastos. Isso ocorre porque o gestor não pretende gastar a quantia listada no orçamento, criando uma falsa sensação de desempenho. O orçamento de base zero aumenta as restrições a esse comportamento porque os gerentes precisarão fornecer despesas documentadas para cada área.
A redução dos direitos é outro benefício do orçamento de base zero. Muitas agências governamentais têm aumentos anuais para programas de direitos que exigem aumentos orçamentários correspondentes. Isso pode resultar em gastos excessivos com poucas análises conduzidas para determinar se o programa de direitos está funcionando de maneira eficaz. Começar do zero a cada ano para o processo orçamentário força uma análise do programa para determinar quanto dinheiro o programa precisa para se manter à tona. Somente aumentos justificados serão considerados ao definir os limites orçamentários atuais a cada ano.
As duas vantagens anteriores levam à terceira vantagem orçamentária de base zero: discussão aberta. Quando os indivíduos em uma empresa ou governo devem discutir ativamente restrições ou limites de gastos anuais, geralmente ocorrem discussões e debates. Isso permite que todos tenham voz no processo de orçamento, incluindo funcionários de nível inferior. Uma discussão mais aberta também pode levar a melhorias no orçamento e redução de gastos com a implementação de novas ideias.
Desvantagens específicas do processo de orçamento de base zero incluem grande quantidade de tempo gasto no orçamento e soluções demoradas para problemas simples. Permitir uma discussão aberta para o processo orçamentário também pode resultar em diferenças de opinião entre todos. Isso pode levar a discussões e debates que prejudicam a criação de um orçamento. Discussões sobre projetos de estimação são um exemplo de problemas de discussão aberta no processo orçamentário.
Criar um grande processo de orçamento para problemas simples também pode ser um problema. Nem todas as questões de negócios exigirão um orçamento, e simples decisões desproporcionais podem levar à inclusão na discussão do orçamento. Isso aumentará e diminuirá o foco de encontrar uma solução de gastos simples para um problema.
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