A reten??o de dados tem sido importante para o bem-estar de praticamente qualquer tipo de neg?cio. No passado, isso significa manter arquivos de documentos em papel que poderiam ser recuperados quando e quando necess?rio, mantendo esses registros por d?cadas antes de descart?-los. Hoje, a reten??o eletr?nica de dados facilitou a tarefa, uma circunst?ncia feliz, pois a reten??o de documentos ? mais importante do que nunca, se uma empresa deseja proteger seus interesses e os de seus clientes.
H? v?rios tipos diferentes de documentos que devem ser inclu?dos em qualquer tipo de programa de reten??o de dados. Todas as comunica??es eletr?nicas, especialmente emails, arquivos protegidos por senha e outros documentos, s?o essenciais para o processo de reten??o. Juntamente com a correspond?ncia eletr?nica, qualquer tipo de acordo, contrato ou outro documento que inclua reivindica??es legais da ou para a empresa deve ser retido mesmo depois que esses documentos forem substitu?dos por vers?es mais recentes. Como no passado, documentos em papel, como faturas e registros de clientes, aplicativos de funcion?rios e conte?do de arquivos de funcion?rios e dados de assist?ncia ? sa?de tamb?m devem ser arquivados de maneira eficiente.
Uma das raz?es mais importantes para criar e manter um s?lido programa de reten??o de dados tem a ver com quest?es legais. Simplificando, qualquer documento relacionado ? opera??o da empresa pode conter informa??es que ajudem a empresa no caso de uma a??o judicial. A documenta??o salva facilita a reconstru??o de eventos e cronogramas relevantes e a comprova??o das declara??es feitas pelos funcion?rios da empresa a respeito do que eles fizeram e n?o fizeram em rela??o a esse problema legal espec?fico. Supondo que o programa de reten??o de dados seja completo, o arquivamento eficiente de documentos pode economizar bastante tempo e dinheiro para os neg?cios com qualquer tipo de a??o legal, incluindo quest?es relacionadas a impostos, incidentes envolvendo funcion?rios ou conv?nios firmados com os clientes.
Al?m de fornecer informa??es que podem ser cr?ticas para resolver uma quest?o legal, bons h?bitos de reten??o de dados tamb?m oferecem a possibilidade de fornecer suporte superior aos clientes. A capacidade de rastrear eventos que ocorreram anos antes com um determinado cliente pode preparar o caminho para gerenciar um problema que hoje est? em primeiro plano, ou possivelmente fornecer inspira??o para algum novo produto ou servi?o que possa ser atraente para mais de um cliente. A capacidade de compilar relat?rios a partir dos dados arquivados pode tornar poss?vel identificar tend?ncias e desencadear id?ias que nunca seriam evidentes de outra forma. Nessa perspectiva, a reten??o de dados n?o se trata apenas de criar e manter um registro do passado, mas tamb?m de criar um recurso que possa ajudar a melhorar as perspectivas dos neg?cios no futuro.
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