Una fattura e una ricevuta vengono utilizzate in due situazioni completamente diverse. Viene presentata una cambiale quando il denaro è dovuto, mentre viene rilasciata una ricevuta quando è stato pagato un importo dovuto. In altre parole, una cambiale è una richiesta di pagamento, mentre una ricevuta è la conferma del pagamento ricevuto.
In genere, le fatture vengono utilizzate per gli acquisti effettuati a credito e gli incassi seguono i pagamenti in contanti di beni o servizi. Ad esempio, quando un cliente sta pagando la spesa, l’impiegato totalizzerà gli articoli e consegnerà al cliente una ricevuta subito dopo aver ricevuto il pagamento. Una persona che ha un conto con una compagnia telefonica, d’altra parte, è probabile che riceva una bolletta all’incirca alla stessa ora ogni mese con l’importo specifico dovuto. Se la bolletta del mese precedente non è stata pagata, l’importo viene solitamente aggiunto a quello corrente, con forse un addebito di interessi se la data di scadenza è passata da tempo. Questo metodo di fattura e ricevuta viene utilizzato sia per i consumatori che per le situazioni aziendali.
Negli affari, una fattura è generalmente nota come fattura. Il termine 30 giorni netti è comunemente usato nelle aziende per indicare che la fattura deve essere pagata in totale entro 30 giorni dal momento dell’acquisto del bene o dei servizi. Una fattura e una ricevuta possono essere utilizzate in transazioni diverse per un cliente che ha un conto presso una società. Se il cliente sta effettuando un acquisto più grande, potrebbe voler utilizzare il credito ed essere addebitato, ma se per solo uno o due articoli, potrebbe essere preferibile pagare in contanti e conservare la ricevuta per la prova del pagamento.
Le fatture o le bollette vengono in genere preparate utilizzando software per computer negli ambienti di ufficio, mentre molte ricevute vengono create sui registratori di cassa nei negozi. Le ricevute possono anche essere scritte a mano al momento di un pagamento in contanti, ad esempio quando un proprietario riceve l’affitto mensile da un inquilino. A differenza delle ricevute o delle fatture del registratore di cassa, una ricevuta scritta a mano non è spesso dettagliata, ma include solo l’importo totale. Le fatture e le ricevute che sono dettagliate di solito mostrano prima l’importo netto, quindi vengono aggiunte le tasse o gli sconti sottratti prima che il totale venga messo in fondo. Tuttavia, i totali su una fattura e una ricevuta avranno sempre un significato diverso.
Gli importi totali su tutti i tipi di ricevute indicano i fondi pagati. Gli importi totali su ogni tipo di fattura indicano che l’importo è ancora dovuto a meno che la fattura non sia contrassegnata come “pagata”. Piuttosto che utilizzare un timbro o un contrassegno pagato su una fattura, la maggior parte delle aziende oggi indica su un estratto conto separato o su fatture imminenti che è stato ricevuto l’importo precedente dovuto.
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