Negli Stati Uniti, le leggi federali e statali impongono a determinati datori di lavoro di coprire gli infortuni sul lavoro per i propri dipendenti tramite una polizza assicurativa di compensazione dei lavoratori. Tali polizze coprono le spese mediche e la perdita di salario in caso di infortunio sul lavoro di un dipendente. Quando le compagnie di assicurazione valutano i premi per la copertura degli indennizzi dei lavoratori, utilizzano codici di classificazione stabiliti dal Consiglio nazionale per l’assicurazione contro gli indennizzi (NCCI) o il sistema di classificazione del loro stato specifico. Quando si segnalano richieste di risarcimento per infortuni, i datori di lavoro devono utilizzare codici statistici. I codici di classificazione del lavoro e i codici statistici per la segnalazione sono i due tipi principali di codici di retribuzione dei lavoratori.
I codici di retribuzione dei lavoratori più comuni sono i codici di classificazione. Questi codici cercano di fornire un metodo ordinato per raggruppare compiti e rischi simili della forza lavoro per determinare meglio i premi assicurativi appropriati. Ad esempio, il rischio di lesioni per coloro che sono coinvolti nelle mansioni lavorative relative al lavoro d’ufficio di routine è notevolmente inferiore rispetto a quelle mansioni lavorative che comportano l’utilizzo di attrezzature pesanti. In quanto tale, l’NCCI e i sistemi di classificazione statale raggruppano le mansioni lavorative o gli ambienti di lavoro in circa 700 o più categorie di descrizioni di lavoro, ambienti e fattori di rischio simili.
Quando si utilizza il Manuale degli scopi dell’NCCI, lo standard industriale per i codici di retribuzione dei lavoratori, ogni classificazione delle descrizioni delle mansioni utilizza un codice numerico a quattro cifre per identificare ruoli e condizioni di lavoro specifici. Ad esempio, i codici di retribuzione dei lavoratori per un assistente elettricista e installatori di apparecchiature elettriche sono rispettivamente 3179 e 9516. I lavori che comportano la costruzione di canali sotterranei e ponti in cemento portano un codice di classificazione di 5222. I codici per lavori specifici vengono assegnati da agenti assicurativi, funzionari NCCI o sottoscrittori e revisori della compagnia assicurativa quando un’azienda o un’organizzazione richiede per la prima volta una polizza assicurativa per la retribuzione dei lavoratori. I codici delle classi comp dei lavoratori vengono quindi utilizzati per determinare i premi in base al rischio prevedibile.
Dall’altro lato dei codici di retribuzione dei lavoratori ci sono codici statistici utilizzati a fini di reporting. Conosciuti anche come codici di richiesta di risarcimento dei lavoratori o codici di risarcimento per infortuni dei lavoratori, questi codici forniscono informazioni specifiche quando si presenta una richiesta di prestazioni. Quando un dipendente è ferito, il datore di lavoro deve presentare la documentazione al fornitore di assicurazione contro gli indennizzi dei propri lavoratori per il pagamento. Tale documentazione include quali aree del corpo hanno subito lesioni, dove si è verificata la lesione e altre informazioni pertinenti. Per semplificare il processo di segnalazione e garantire una raccolta ordinata dei dati relativi alle statistiche sulla sicurezza sul lavoro, viene utilizzato un sistema di codifica uniforme.
Proprio come i codici di classificazione del lavoro forniscono uniformità nella determinazione dei premi assicurativi per l’indennizzo dei lavoratori, i codici di segnalazione statistica forniscono all’NCCI e alle organizzazioni di consulenza statale la capacità di riassumere i dati sugli infortuni. La raccolta di dati sulle statistiche sugli infortuni sul lavoro evidenzia quando alcuni settori richiedono normative aggiuntive in materia di pratiche di sicurezza o quando un’istruzione aggiuntiva sui rischi sul posto di lavoro potrebbe rivelarsi utile. Allo stesso modo, le compagnie di assicurazione possono agire sui sinistri più velocemente utilizzando codici brevi anziché descrizioni scritte, che spesso possono essere soggettive.