La gestione di un’attività no profit di successo richiede una solida conoscenza della posizione e delle normative contabili specifiche dell’organizzazione. Costruire un sistema di contabilità senza scopo di lucro che soddisfi i requisiti locali è un modo per aderirvi. La tenuta accurata ed etica delle attività finanziarie aumenta anche l’accuratezza e la legalità della contabilità senza scopo di lucro.
Le organizzazioni senza scopo di lucro non devono richiedere l’esenzione fiscale, ma ciò può aumentare i fondi disponibili per gli obiettivi organizzativi. I requisiti di esenzione sono specifici per regione e devono essere consultati per ulteriori informazioni. La ricezione di uno status senza scopo di lucro non implica l’esenzione fiscale federale negli Stati Uniti, ad esempio.
I dipartimenti contabili senza scopo di lucro dovrebbero essere consapevoli del fatto che le procedure contabili variano in base alla posizione geografica. Molte aziende statunitensi utilizzano i Principi contabili generalmente accettati, mentre molte aziende internazionali utilizzano gli International Financial Reporting Standards. I requisiti fiscali variano anche in base alla regione.
Mantenere qualcuno con un background contabile nel personale può essere utile quando si imposta un sistema di contabilità o si archiviano le tasse, ma le organizzazioni senza questo lusso possono prendere in considerazione il completamento di auto-tutorial o l’assunzione di un aiuto esterno. Per coloro che desiderano compilare autonomamente i moduli richiesti, le autorità fiscali locali offrono spesso esercitazioni su moduli e procedure. Contabili pubblici certificati possono anche fornire molte informazioni su politiche e procedure.
Per una corretta contabilità è necessaria una buona tenuta dei registri. Avere statuti, politiche organizzative e requisiti fiscali accessibili per il gestore finanziario può essere utile. Alcuni programmi software di contabilità avviseranno gli utenti quando mancano delle informazioni, ma per coloro che operano senza software, un elenco di controllo dei requisiti può tenere i dipendenti consapevoli dei requisiti procedurali.
Conoscere requisiti fiscali specifici aiuta anche le organizzazioni a creare sistemi contabili di supporto. Ad esempio, le imprese senza scopo di lucro negli Stati Uniti devono presentare una relazione con il modulo 990 appropriato ogni anno fiscale. La relazione richiesta contiene un prospetto della posizione finanziaria, simile a un bilancio, un prospetto delle attività, simile a un conto economico e un rendiconto finanziario. Il 990 richiede informazioni su programmi, contributi non in contanti, obbligazioni esenti da imposte e salari dei dirigenti. Un sistema di contabilità no profit negli Stati Uniti, quindi, potrebbe essere modellato sulle informazioni richieste in questi documenti fiscali specifici per facilitare le procedure di archiviazione.
Una grande differenza nelle procedure contabili tra le società profit e quelle no profit riguarda la categorizzazione di spese e ricavi. Le entrate esenti da imposta sono spesso classificate in base al tipo di supporto, in quanto i finanziamenti senza scopo di lucro possono provenire da una varietà di fonti. Anche le spese non a scopo di lucro in alcune località devono essere etichettate, per garantire che le spese organizzative utilizzino le entrate raccolte in modo appropriato.
Il software di gestione finanziaria può fornire assistenza anche ai dipartimenti contabili senza scopo di lucro. I pacchetti software appropriati per la contabilità senza scopo di lucro differiranno leggermente dal software utilizzato nelle società a scopo di lucro. Ad esempio, il software di contabilità no profit include la capacità di classificare le spese con più etichette e la capacità di separare i ricavi e le loro esigenze.