I migliori consigli per la gestione degli eventi sono delegare compiti, selezionare un luogo appropriato, pianificare gli imprevisti e soddisfare le persone chiave. A seconda delle dimensioni dell’evento, il gestore dell’evento potrebbe aver bisogno di assistenza per ridurre la probabilit? di errori. La scelta della sede giusta ? estremamente importante, poich? alcuni dei maggiori problemi che possono essere evitati sono legati alla sede. I gestori di eventi dovrebbero inoltre disporre di piani di emergenza e testare in anticipo tutte le attrezzature. Le persone chiave, come relatori, intrattenitori e interpreti, devono essere tenute in considerazione e soddisfatte, per evitare interruzioni del programma.
Delegare le attivit? ? la chiave per una corretta gestione degli eventi perch? aiuta a garantire che tutti gli aspetti dell’evento siano coperti. I gestori di eventi dovrebbero disporre di un team addestrato in grado di verificare che tutto sia stato contabilizzato ed essere disponibile per gestire potenziali problemi. Per eventi pi? piccoli, avere un assistente invece di un team di gestione degli eventi pu? essere pi? pratico.
Scegliere il luogo ? una decisione che pu? prendere o interrompere un evento. Se un cliente non ha gi? in mente una sede, il gestore dell’evento dovr? scoprire esattamente cosa si aspetta il cliente, quante persone dovrebbe tenere la sede e se devono essere fatte considerazioni speciali. Ad esempio, un seminario potrebbe richiedere pi? spazio perch? sono necessari tavolo e sedie, mentre un evento di conversazione pu? trovarsi in un’area pi? piccola. Alcune considerazioni speciali che potrebbero dover essere prese in considerazione sono le aree per servire cibo, l’accesso per disabili, la sala da ballo dedicata, le aree per animatori e le caratteristiche di sicurezza per effetti speciali come i fuochi d’artificio.
I piani di emergenza devono essere fatti per tutto ci? che potrebbe andare storto, come guasti alle apparecchiature, altoparlanti in ritardo e maltempo. La creazione di un piano per ogni possibile errore pu? aiutare il gestore dell’evento a rimanere calmo quando si verifica un problema. In caso di crisi, i backup saranno gi? in atto e le opzioni saranno prontamente disponibili.
Il catering per le persone chiave ? importante per evitare ritardi o cancellazioni. Ci? pu? significare prendere oratori o animatori all’aeroporto, assicurarsi che le loro sistemazioni siano confortevoli, tenerne conto il giorno dell’evento e garantire che tutte le loro esigenze siano soddisfatte e siano felici. Soddisfare le esigenze dei relatori o degli animatori li aiuter? a trovare il sito pi? velocemente e ad essere pi? mentalmente preparati per l’evento.