Pianificare una conferenza d’affari non è qualcosa che accade dall’oggi al domani. Ci sono luoghi in cui prenotare, sponsor da raccogliere e relatori da coinvolgere. Ci sono anche piccoli dettagli come dove i partecipanti rimarranno in città, quali pasti vengono forniti e un mondo di altre questioni che devono essere affrontate se la conferenza deve avere successo. Se stai per impegnarti nel compito di pianificare le conferenze, ecco alcune cose da tenere a mente.
Innanzitutto, non dare per scontato che tu possa gestire tutti i dettagli da solo. In effetti, è molto probabile che non sarai in grado di fare un elenco completo di tutto ciò che deve essere organizzato senza assistenza. Per questo motivo, il tuo primo compito come organizzatore di conferenze dovrebbe essere quello di assemblare un comitato di pianificazione. Di solito, un gruppo di 5-6 persone è sufficiente per organizzare una conferenza annuale per un numero di partecipanti compreso tra cento e cinquecento. È più probabile che il comitato nel suo insieme copra tutte le basi e consenta di affrontare con anticipo tutti gli aspetti chiave della riunione.
Oltre a mettere insieme il tuo comitato, è estremamente importante iniziare a preparare il più presto possibile. Non importa davvero se la conferenza d’affari è tra otto mesi. Gli esperti nella pianificazione della conferenza spesso iniziano a lavorare su un evento imminente con dieci o undici mesi di anticipo. Come vantaggio, avrai più tempo per confrontare i prezzi in varie sedi della conferenza, indagare e negoziare tariffe alberghiere migliori per i partecipanti e avrai anche più tempo per trovare i relatori giusti per l’evento.
Assicurarsi che ciascun membro del comitato abbia compiti specifici da svolgere. Ogni attività deve avere la priorità e stabilire una data di consegna. La pianificazione della conferenza comporta spesso l’organizzazione delle attività in una sequenza logica, in modo che gli elementi di azione che devono essere eseguiti prima che gli altri elementi vengano indirizzati vengano completati in tempo. Con ogni membro della commissione responsabile di una serie specifica di elementi da completare prima della prossima riunione, ci sono meno possibilità di essere sopraffatti dai compiti man mano che si avvicinano le date dell’evento.
Prendi sempre impegni per iscritto. Desideri una verifica scritta da parte dell’hotel che i tuoi partecipanti riceveranno una tariffa giornaliera specifica durante la partecipazione all’evento. Ottieni anche informazioni documentate e dettagliate su ciò che l’hotel fornirà in termini di sale conferenze e sale riunioni per discorsi, cene e lezioni offerti durante la conferenza. Lo stesso vale per eventuali tariffe aeree o ferroviarie speciali che assicuri ai partecipanti. Ciò non solo ti darà tranquillità, ma renderà anche molto più semplice rivedere i progressi compiuti in ciascuna delle riunioni del comitato di pianificazione e mantenere un quadro accurato di ciò che resta da fare.
Fornire agli espositori dell’evento istruzioni e linee guida dettagliate in anticipo. Prepara un semplice schema che indichi dove è possibile allestire ogni stand in una conferenza o in una sala espositiva, insieme alle informazioni su dove spedire in anticipo i materiali dello stand e dove ritirarli il giorno in cui arrivano per allestire la mostra. Ciò salverà tutti, incluso il comitato di pianificazione della conferenza, molti mal di testa alla vigilia dell’evento.
Un ultimo consiglio con la pianificazione della conferenza è quello di aspettarsi l’inaspettato. Non importa quanto il tuo comitato pianifichi accuratamente l’evento, ci sarà sempre qualche tipo di singhiozzo. Un oratore si ammalerà e dovrà ritirarsi, altrimenti l’hotel prenoterà accidentalmente una delle sale per banchetti. Attingi all’esperienza collettiva del tuo comitato per identificare alcune delle questioni dell’ultimo minuto più comuni che potrebbero sorgere e decidi in anticipo come gestirle in modo efficace.
Quando la pianificazione della conferenza viene eseguita in modo efficiente, è relativamente facile per un’organizzazione ospitare una conferenza e altrettanto facile per le parti interessate partecipare a una conferenza. Il tuo obiettivo è davvero duplice in natura. Volete che il flusso della conferenza sia il più uniforme possibile. Allo stesso tempo, vuoi anche assicurarti che eventuali problemi imprevisti possano essere risolti in modo rapido ed efficace. Pianificando in anticipo, delegando le attività a un comitato competente ed elaborando gli elementi di azione in modo logico, si è sicuri di mantenere gestibile il processo di pianificazione della conferenza e, in definitiva, di grande successo.