I migliori consigli per la pianificazione di emergenza in caso di calamità sono l’analisi e la preparazione per lo scenario peggiore attraverso l’organizzazione e il lavoro di squadra. Spesso ci vorranno molti dipartimenti diversi in un’azienda per prepararsi adeguatamente per situazioni specifiche. Sebbene disastri come un terremoto o un’interruzione di corrente non possano verificarsi, l’obiettivo della pianificazione di emergenza deve essere preparato nel caso in cui accada qualcosa. Uno dei consigli più utili nella pianificazione di emergenza per le imprese è che la persona che coordina il progetto crei un comitato.
Avere volontari dipendenti come parte di un comitato di pianificazione per catastrofi di emergenza aiuta a coinvolgere i lavoratori e porta l’attenzione sull’importanza del progetto. Assegnare volontari dipendenti a sottogruppi come acqua, cibo di emergenza e forniture di sicurezza può aiutare a creare un team efficiente. È necessario includere riunioni regolari con le relazioni dei sottotitoli affinché la pianificazione delle catastrofi sia continua ed efficace. Il coordinatore del progetto dovrebbe essere in grado di fornire indicazioni chiare ai membri del comitato, nonché di monitorare i loro progressi e apportare modifiche se necessario.
Affinché la pianificazione di emergenza in caso di calamità abbia i massimi benefici, è possibile prevedere ogni possibile situazione di crisi. Tenere presenti situazioni specifiche per rendere le forniture e le azioni molto più mirate ed efficaci. Ad esempio, se il gruppo si sta preparando per un’interruzione di corrente in inverno, le coperte calde dovranno essere raccolte come forniture di emergenza per quando il calore elettrico è spento. Per un’interruzione di corrente in estate, quelle stesse coperte possono essere utilizzate come sedute o per bloccare il sole dalle finestre.
I rapporti delle riunioni del comitato di pianificazione di emergenza in caso di catastrofe potrebbero quindi essere distribuiti ai diversi dipartimenti di una società o di altre attività. Il leader dovrà assicurarsi che i capi dipartimento siano consapevoli del loro ruolo nella pianificazione di emergenza in caso di calamità, ad esempio chi gestirà eventuali richieste di risarcimento. Assicurare che l’importo dell’assicurazione sia sufficiente a coprire i compensi dei dipendenti, i danni alla proprietà e l’interruzione del tempo dell’attività commerciale sono altri problemi del dipartimento o dell’alta dirigenza che dovrebbero essere risolti durante la pianificazione di catastrofi di emergenza. Opuscoli e altre informazioni provenienti da agenzie governative possono anche essere utili per i pianificatori di emergenza.