Quando si scrive una lettera di valutazione delle prestazioni, qualcuno dovrebbe considerare lo scopo della lettera in un contesto più ampio e fornire informazioni per l’individuo valutato utili e significative. Esistono diversi approcci che possono essere utilizzati nella valutazione delle prestazioni di un individuo, compresi i metodi sia quantitativi che qualitativi, sebbene una valutazione che includa entrambi sia di solito più efficace. Quelle persone che sono oggetto di una lettera di valutazione delle prestazioni, come i dipendenti di un’azienda, dovrebbero anche comprendere le conseguenze di una valutazione scadente o i vantaggi per una valutazione eccellente, come misure di prova e avanzamento di carriera.
Lo scopo di una lettera di valutazione delle prestazioni dovrebbe avere un impatto sulla creazione effettiva di quella lettera. Qualcuno che scrive una lettera per valutare le prestazioni di un dipendente su base annuale, ad esempio, dovrebbe essere sicuro di includere informazioni utili alla persona valutata come dipendente in corso. Una lettera di valutazione delle prestazioni scritta come una lettera di raccomandazione, d’altra parte, non è in genere intesa come un modo per promuovere il miglioramento di un dipendente, ma per evidenziare i suoi punti di forza e di debolezza. La comprensione di questo scopo primario per la lettera può guidare la persona a scriverla.
Una volta capito lo scopo da qualcuno che scrive una lettera di valutazione delle prestazioni, allora dovrebbe scegliere il miglior metodo di valutazione possibile. In alcune situazioni, dovrebbe essere presa in considerazione una valutazione quantitativa che si occupa di numeri specifici, come i dati sulle vendite o il tempo speso in un progetto. Non tutti i lavori, tuttavia, possono essere analizzati quantitativamente e quindi può essere preferibile una lettera di valutazione della performance qualitativa che si occupa di osservazioni e opinioni di altri per considerare i punti di forza e di debolezza di una persona. Ognuno di questi metodi presenta tuttavia dei punti deboli intrinseci e quindi molti valutatori preferiscono utilizzarli entrambi insieme per una valutazione più efficace.
Mentre qualcuno sta scrivendo una lettera di valutazione delle prestazioni, deve anche assicurarsi che l’oggetto della valutazione comprenda l’importanza del processo. Se i dipendenti all’interno di un’azienda sono in genere idonei alla promozione sulla base dei risultati di tale valutazione, dovrebbero capirlo. Lo scopo di una lettera di valutazione delle prestazioni non è quello di sorprendere i dipendenti o gli altri con un’analisi del loro lavoro, ma di fornire loro feedback utili e significativi in merito alle loro prestazioni. Valutazioni o pratiche di promozione sleali possono causare insoddisfazione dei dipendenti, perdita di lavoratori e persino azioni legali; un valutatore dovrebbe fare attenzione a garantire che vengano utilizzati metodi che forniscano un’analisi equa e imparziale delle competenze, unita a una comunicazione chiara che aiuti i dipendenti a capire cosa ci si aspetta da loro.