Il periodo di tempo per cui è consigliabile conservare le ricevute cartacee dipende da cosa servono e da come verranno utilizzate. Alcuni devono essere conservati per sempre, altri per sette anni e altri appena il tempo necessario per registrare la spesa. Può essere utile conservare buste per diversi tipi di ricevute per tenerne traccia in modo efficace e assicurarsi che non sfuggano al controllo nel sistema di archiviazione.
Se una ricevuta sarà utilizzata per presentare un reclamo sulle tasse, dovrebbe essere conservata fino allo scadere dei termini di prescrizione in materia fiscale. Negli Stati Uniti, i contribuenti hanno tre anni per correggere in buona fede le proprie tasse, ma l’Internal Revenue Service ha fino a sei anni per contestare i documenti dell’anno precedente. In questi casi è consigliabile conservare le ricevute cartacee per sette anni, in modo che siano disponibili se necessario. Ciò include tutte le prove di reddito, acquisti, spese e investimenti.
Le ricevute cartacee per i contributi ai conti pensionistici dovrebbero essere conservate per sempre per fornire la prova dei depositi. Allo stesso modo, può essere consigliabile conservare le ricevute cartacee per i pagamenti sui prestiti per sempre, o fino a quando il prestito non è completamente pagato e il creditore ha emesso una lettera per affermarlo. Per acquisti come azioni e beni, gli acquirenti dovrebbero conservare le ricevute fino a quando non vendono il bene, a quel punto possono scartare la documentazione. Le matrici di buste paga e altri pagamenti dovrebbero essere conservate per un anno per verificare le dichiarazioni fiscali formali e possono essere scartate se il reddito è dichiarato correttamente.
Se le ricevute cartacee non sono necessarie per fornire informazioni per gli acquisti fiscali o per dimostrare i pagamenti, è una buona idea conservare le ricevute per le transazioni con carta di credito e bancomat per due mesi. Queste ricevute possono essere confrontate con gli estratti conto e poi scartate. In caso di controversia, la ricevuta originale può aiutare a chiarire la questione, poiché fornirà informazioni su quando e dove è stato effettuato un acquisto e per quanto avrebbe dovuto essere. Con le ricevute di cassa, è solo necessario conservarle abbastanza a lungo per registrare la spesa.
I dipendenti e gli altri che utilizzano le ricevute per richiedere rimborsi per le spese aziendali dovrebbero fare copie delle loro ricevute e conservarle quando consegnano gli originali. In caso di errore o controversia con il rimborso, le ricevute copiate forniranno prove importanti. Questi possono anche essere utili se un supervisore si lamenta delle spese, in quanto il dipendente può mostrare una ripartizione dettagliata di eventuali spese recenti. I dipendenti devono conservare questa documentazione per un anno.
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