Les documents conformes respectent les termes et conditions associés à une lettre de crédit, permettant à une banque d’effectuer un paiement à un vendeur au nom d’un acheteur. Les lettres de crédit sont utilisées dans les transactions commerciales, en particulier au niveau international, pour faciliter le mouvement des fonds et offrir une certaine protection aux deux parties concernées. Selon les termes, lorsque le vendeur expédie les marchandises à l’acheteur et prépare la documentation, celle-ci peut être présentée à la banque pour paiement. La banque examine ces documents pour déterminer s’ils sont conformes et effectue un paiement.
Ce processus commence par un accord entre l’acheteur et le vendeur, qui comprendra une description détaillée des marchandises vendues. Ceci est utilisé dans la génération de la lettre de crédit, de sorte que la banque a quelque chose à comparer aux documents présentés par le vendeur. Lorsque la documentation est constituée, elle doit être complète et correspondre à la description de la commande donnée à la banque par l’acheteur. Les écarts peuvent entraîner un rejet et aucun paiement pour le vendeur.
Les banques ont tendance à être très prudentes lors de l’examen des documents, car elles veulent garantir à l’acheteur que le paiement ne sera pas effectué pour un envoi erroné. Cela peut parfois entraîner des rejets pour des raisons relativement mineures. Par exemple, une commande de textile peut décrire une couleur de tissu comme « saumon » dans les documents envoyés à la banque, tandis que le vendeur la décrit comme « rose ». La banque peut décider que la commande n’est plus conforme, et elle retient le paiement.
Avant que les vendeurs n’envoient un paquet d’informations à la banque, ils peuvent vérifier les écarts qui pourraient amener une banque à rejeter le paiement. Les documents conformes doivent décrire l’envoi de manière précise et correcte, sans falsification. Les vendeurs peuvent consulter le contrat de vente original pour s’assurer qu’ils expédient ce que l’acheteur a demandé et pour vérifier les petites variantes qui pourraient causer un problème avec le traitement du paiement. Si la banque décide que le vendeur n’a pas soumis de documents conformes, il sera nécessaire de traiter à nouveau la transaction.
Le terme « documents conformes » est également utilisé de plusieurs autres manières. Les voyageurs doivent conserver des documents conformes pour franchir les frontières, par exemple, avec toutes les caractéristiques nécessaires pour passer l’inspection douanière. Ceux-ci peuvent inclure une photographie claire, des informations démographiques détaillées, ainsi que des timbres et des endossements appropriés. Les documents peuvent également devoir respecter les codes et les protocoles établis par une agence afin d’être acceptés pour des activités telles que les demandes de subventions.