Le Better Business Bureau (BBB) est une société privée nationale basée aux États-Unis, composée de petites associations locales dont les objectifs déclarés sont de conserver des fichiers sur la réputation des entreprises et d’aider à résoudre les différends entre les clients et les sociétés membres. L’organisation s’excuse spécifiquement de certains problèmes, notamment les plaintes des employés, les allégations de discrimination ou celles potentiellement liées à des poursuites et à des fautes professionnelles juridiques ou médicales. Presque toutes les petites villes ou comtés ont un Better Business Bureau et certaines grandes régions métropolitaines en possèdent plusieurs. Les plaintes au Better Business Bureau sont faciles à faire. Un client peut téléphoner à son BBB local pour déposer la plainte, écrire une lettre adressée aux bureaux locaux et nationaux, ou déposer une plainte en ligne via le site Web national de l’organisation.
Les plaintes par téléphone auprès du Better Business Bureau ne lancent le processus de plainte que dans la plupart des associations. Les bureaux de BBB enverront un formulaire de plainte papier au client pour la collecte des détails de la réclamation avant de commencer le processus de résolution des litiges avec l’entreprise en question. Le formulaire de réclamation peut ensuite être retourné au bureau du Better Business Bureau par courrier ou par télécopieur. Les informations qui peuvent être recueillies au cours du processus de rapport téléphonique initial peuvent inclure les noms et numéros de téléphone des représentants de BBB, si l’entreprise est membre en règle de l’association communautaire locale et si d’autres plaintes similaires ou récentes ont été déposées contre l’entreprise .
Les lettres décrivant les problèmes des clients sont un autre moyen de communiquer des plaintes au Better Business Bureau et sont souvent prises plus au sérieux que les appels téléphoniques. La correspondance de réclamation doit expliquer aussi clairement que possible les détails de la réclamation du client et demander une action spécifique de la part de l’entreprise pour résoudre le litige. Les lettres peuvent être envoyées par la poste ou par télécopieur au bureau du BBB et il peut également être utile de « cc » ou « copie carbone » d’une copie de cette lettre à l’entreprise avec laquelle le client a un différend. Un avantage à rédiger une lettre de réclamation formelle est que le client dispose d’une copie documentant sa réclamation et ses actions.
Le moyen le plus simple de déposer une plainte auprès du Better Business Bureau est en ligne via son site Web national. La méthode en ligne guide un client étape par étape en remplissant un formulaire qui comprend la nature de la plainte, l’entreprise spécifique en litige, les coordonnées du client et les détails de la plainte elle-même. Le client plaignant doit faire une copie du formulaire de plainte final ainsi que des notes sur la date à laquelle la plainte a été déposée en ligne auprès de l’agence.