La conservation des données est depuis longtemps importante pour le bien-être de presque tout type d’entreprise. Autrefois, cela signifiait conserver des archives de documents papier qui pouvaient être récupérés quand et selon les besoins, en conservant souvent ces dossiers pendant des décennies avant de les jeter. Aujourd’hui, la conservation électronique des données a facilité la tâche, une circonstance heureuse puisque la conservation des documents est plus importante que jamais si une entreprise souhaite protéger ses intérêts et ceux de ses clients.
Il existe un certain nombre de types de documents différents qui devraient être inclus dans tout type de programme de conservation des données. Toutes les communications électroniques, en particulier les courriels et les fichiers et autres documents protégés par mot de passe, sont essentielles au processus de conservation. Parallèlement à la correspondance électronique, tout type d’accords, de contrats ou d’autres documents qui incluent des réclamations légales par ou pour l’entreprise doivent être conservés même après que ces documents aient été remplacés par des versions plus récentes. Comme par le passé, les documents papier tels que les factures et les dossiers des clients, les demandes des employés et le contenu des dossiers du personnel et les données de soins de santé doivent également être archivés de manière efficace.
L’une des raisons les plus importantes pour créer et maintenir un programme de conservation des données solide est liée à des problèmes juridiques. En termes simples, tout document lié à l’exploitation de l’entreprise pourrait contenir des informations qui aideraient l’entreprise en cas de poursuite. La documentation enregistrée permet de reconstituer plus facilement les événements et les délais pertinents et de prouver les déclarations faites par les responsables de l’entreprise concernant ce qu’ils ont fait et n’ont pas fait en ce qui concerne cette question juridique particulière. En supposant que le programme de conservation des données soit complet, l’archivage efficace des documents pourrait permettre à l’entreprise d’économiser beaucoup de temps et d’argent pour tout type d’action en justice, y compris les problèmes fiscaux, les incidents impliquant des employés ou les accords conclus avec les clients.
En plus de fournir des informations qui pourraient être essentielles pour régler un problème juridique, de bonnes habitudes de conservation des données offrent également la possibilité de fournir une assistance supérieure aux clients. La possibilité de retracer des événements qui se sont produits des années auparavant avec un client donné peut ouvrir la voie à la gestion d’un problème qui est aujourd’hui au premier plan, ou peut-être fournir une inspiration pour un nouveau produit ou service qui peut être attrayant pour plus d’un client. La possibilité de compiler des rapports à partir des données archivées peut permettre d’identifier des tendances et de susciter des idées qui n’auraient jamais été évidentes autrement. De ce point de vue, la conservation des données ne consiste pas seulement à créer et à conserver un enregistrement du passé, mais également à créer une ressource qui peut aider à améliorer les perspectives de l’entreprise à l’avenir.