Une politique de d?penses est un plan d’action logique et organis? qui est utilis? pour d?terminer comment les ressources disponibles sont d?pens?es. Une politique de ce type est souvent utilis?e par les gouvernements ainsi que par les entreprises et facilite le processus de contr?le des d?penses. L’?laboration d’une politique de d?penses viable est cruciale pour l’exploitation continue d’une entreprise, car elle permet de garantir que les biens et services n?cessaires ? l’exploitation sont disponibles et que l’argent n’est pas gaspill? pour des ?l?ments non essentiels.
Lors de l’?laboration d’une politique de d?penses d’entreprise, il est important d’identifier non seulement le type de d?penses n?cessaires pour l’op?ration en cours, mais ?galement de hi?rarchiser ces d?penses afin que les biens soient achet?s en temps opportun. Cela pr?sente plusieurs avantages pour l’entreprise. En planifiant les d?penses selon des directives d’achat sp?cifiques, il est possible de maintenir les stocks dans des limites raisonnables et d’?viter de payer des taxes sur les marchandises qui restent stock?es pendant de longues p?riodes. En outre, l’?tablissement de r?gles de d?penses qui contr?lent le processus de d?penses signifie que les ressources sont disponibles pour faire face aux probl?mes impr?vus, plut?t que d’?tre immobilis?es dans l’inventaire existant.
La r?daction d’une politique de d?penses ressemble beaucoup ? la r?daction d’un budget, en ce sens qu’il est n?cessaire de d?terminer les types d’achats n?cessaires, le moment o? ces achats doivent avoir lieu et les quantit?s qui peuvent ?tre autoris?es avec l’achat de chaque bien ou service. De nombreuses entreprises disposent d’un service achats qui est charg? de s’assurer que la politique de d?penses est respect?e. Cela se traduit souvent par une structure dans laquelle les d?partements soumettent des demandes de biens n?cessaires pour examen par un agent d’achat. L’agent ?value la demande et, si elle est approuv?e, attribue un bon de commande ? la demande et autorise la passation de la commande. Cette approche facilite le traitement des paiements aux fournisseurs et le suivi de ces d?penses ? la lumi?re du budget d?fini pour chaque service au sein de la structure de l’entreprise.
Au mieux, une politique de d?penses permet ? une entreprise d’utiliser ses ressources financi?res de la mani?re la plus prudente possible, aboutissant finalement ? la production de biens et de services qui sont vendus aux clients et g?n?rent des revenus. Quand une politique de d?penses est incompl?te ou maloui
d?fini, les chances de maintenir les d?penses dans des limites raisonnables et d’augmenter le r?sultat net de l’entreprise sont consid?rablement r?duites, parfois au point de provoquer la faillite de l’entreprise.
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