L’approvisionnement en services est le processus d’identification, d’évaluation et d’obtention de différents types de services qui sont importants pour le fonctionnement général d’une entreprise. Dans de nombreux cas, ce processus d’approvisionnement est mené à l’aide de ressources internes. Cependant, les entreprises peuvent également utiliser des systèmes d’approvisionnement et des consultants pour localiser et sous-traiter les services dont elles ont besoin.
Il existe de nombreux types de services dont une entreprise peut avoir besoin pour fonctionner correctement. La sécurisation des services de communication tels que les services téléphoniques, interurbains, cellulaires et Internet est souvent importante pour les entreprises de toutes tailles. En outre, une entreprise peut engager d’autres services tels que la maintenance d’ordinateurs et de serveurs, le marketing et les relations publiques, ainsi que des services d’impression de masse et d’envoi postal.
Dans les grandes entreprises, un service d’achat central gère souvent le processus d’achat de services. Ce département est chargé de trouver des fournisseurs potentiels capables de fournir les services nécessaires, de comparer leurs services avec ceux de leurs concurrents et de négocier les meilleures conditions possibles. Les agents d’achat et les gestionnaires ont souvent le pouvoir de conclure des contrats d’approvisionnement avec des fournisseurs, à condition que les contrats soient conformes aux normes et réglementations de l’entreprise. Lorsqu’un service d’achat fait partie de la structure de l’entreprise, tous les autres services soumettent leurs demandes de nouveaux services à un agent d’achat plutôt que de rechercher eux-mêmes des services.
Les petites entreprises gèrent parfois l’approvisionnement en services en accordant aux chefs de service le pouvoir de rechercher eux-mêmes des services. Avec ce scénario, le chef de service a généralement le premier contact avec un fournisseur potentiel. Une fois qu’il est déterminé que l’entreprise gagnerait à créer une relation de travail avec le fournisseur, un décideur central, tel que le propriétaire ou le président de l’entreprise, engage l’entreprise dans un contrat d’approvisionnement avec le fournisseur.
Une troisième alternative dans la passation des marchés de services consiste à sous-traiter la fonction à un représentant ou à un consultant. Le consultant évalue les besoins de son client, puis identifie les fournisseurs potentiels pour fournir les services nécessaires ou souhaités. Avec cette approche, le consultant s’occupe de toute la sélection et de la qualification des fournisseurs. Souvent, cela inclut également la négociation du meilleur accord de service possible au nom du client. Cependant, les consultants sont rarement en mesure de s’engager sur un contrat pour leurs clients. Au lieu de cela, le client doit prendre cet engagement après avoir consulté le consultant.
L’approvisionnement en services sous toutes ses formes a pour objectif d’obtenir des services commerciaux de la plus haute qualité au prix le plus bas possible. Lorsqu’il est mené de manière logique et responsable, un processus d’approvisionnement de ce type peut faire économiser beaucoup d’argent à toute entreprise. À cette fin, il existe un certain nombre d’opportunités éducatives, y compris des séminaires et des ateliers, qui peuvent aider les professionnels des achats à perfectionner leurs capacités à s’engager efficacement dans la tâche d’achat de services.