Le traitement des commandes est le terme utilisé pour identifier les tâches collectives associées à l’exécution d’une commande de biens ou de services passée par un client. La procédure de traitement commence avec l’acceptation de la commande par le client et n’est considérée comme terminée que lorsque le client a reçu les produits et déterminé que la commande a été livrée de manière précise et complète. Les entreprises investissent souvent beaucoup de temps et d’efforts dans la conception d’une stratégie efficace de traitement des commandes, augmentant ainsi la possibilité d’établir une relation de travail à long terme avec ses clients.
L’approche réelle du traitement des commandes variera en fonction de la complexité de la commande et du type de produits commandés. Dans certains cas, cela peut être presque instantané. Par exemple, si un acheteur passe une commande pour un téléchargement de logiciel ou un livre électronique, le traitement de la commande n’implique généralement rien de plus que l’acheteur effectuant le paiement pour le produit, le vendeur enregistrant la vente et acceptant le paiement, et la livraison immédiate de l’e-book ou le logiciel au moyen d’un téléchargement.
Lorsque des biens physiques sont impliqués dans le traitement des commandes, une approche plus complexe est couramment utilisée. Les clients peuvent passer des commandes en soumettant une demande écrite, par téléphone ou en utilisant des formulaires de commande en ligne qui sont acheminés directement au vendeur. Chaque commande est ensuite acheminée vers un centre de distribution, où le type et la quantité d’articles demandés par le client sont collectés et préparés pour l’expédition. Afin de faciliter ce processus, les grandes entreprises exploitent souvent plusieurs centres de distribution stratégiquement situés, ce qui permet de livrer l’expédition au client dès que possible.
Une fois la commande reçue, le client termine le traitement de la commande en inspectant les articles qui sont livrés. Si les articles correspondent bien à ce que le client a commandé et ne sont en aucun cas endommagés, le cycle de traitement de la commande est considéré comme terminé. Si les articles reçus sont incorrects ou endommagés de quelque manière que ce soit, le traitement n’est pas considéré comme terminé tant que les problèmes ne sont pas résolus.
Un traitement efficace et précis des commandes est essentiel au succès de tout type d’entreprise. Un système vraiment efficace exigera que les commandes soient vérifiées auprès des clients pour s’assurer qu’il n’y a pas de questions sur ce que le client veut. Une fois la commande vérifiée, les articles nécessaires pour exécuter la commande avec précision doivent être collectés dans les meilleurs délais. Après avoir récupéré les produits nécessaires, ceux-ci doivent être emballés de manière sécurisée et livrés au client dans les délais promis. Ne pas gérer efficacement l’une de ces tâches augmente les chances de décevoir le client, et donc de perdre toute possibilité de fidélisation.