La scelta della migliore videoconferenza dipende da molti fattori come il numero di persone che parteciperanno e il sistema operativo utilizzato da queste persone. Inoltre, potresti voler scegliere una società di videoconferenza che consenta l’aggiornamento a servizi premium in modo che i tuoi programmi software possano crescere con la tua attività. In generale, i programmi di videoconferenza hanno meno funzionalità e supporto rispetto a quelli a pagamento, ma possono comunque essere una risorsa preziosa per una piccola impresa. Le videoconferenze gratuite possono essere utilizzate anche da famiglie e amici per rimanere in contatto quando le interazioni di persona non sono un’opzione.
I programmi di videoconferenza gratuiti in genere non consentono a più di 10 persone di incontrarsi contemporaneamente. Da due a sei persone è comune, con più persone consentite se l’utente principale esegue l’aggiornamento a un servizio a pagamento. Questa limitazione può essere un grave inconveniente o addirittura un rompicapo per un’azienda, ma di solito è perfetta per chi non lavora come famiglie e amici per rimanere in comunicazione. Se hai bisogno di videoconferenze gratuite per circa una dozzina di persone o più, le tue opzioni potrebbero essere ridotte a nessuna. La buona notizia è che la videoconferenza è relativamente poco costosa quando si paga per un servizio che supporta meno di due dozzine di persone.
Alcuni programmi di videoconferenza gratuiti supportano solo determinati sistemi operativi; ad esempio, il programma video e di messaggistica istantanea iChat® di Apple® è progettato solo per Mac OS®. La stragrande maggioranza dei programmi di videoconferenza gratuiti è realizzata per Windows® o supporta tutti i sistemi operativi, incluso Linux®. Meno programmi di videoconferenza gratuiti sono basati su browser, il che significa che non devono essere scaricati e installati. Questi possono essere utili se i tuoi dipendenti utilizzano computer condivisi o un sistema operativo non ampiamente supportato. Presentano aspetti negativi specifici, tuttavia, come a volte essere più inclini a singhiozzi di connessione rispetto ai programmi installati.
Un aspetto particolarmente utile di alcuni programmi di videoconferenza gratuiti è la possibilità di eseguire l’aggiornamento, ottenere più funzionalità e stanze più grandi. Tali programmi possono essere utilizzati in preparazione della crescita aziendale in mesi o anni dal momento in cui hai iniziato a utilizzare il servizio. Ciò consente una transizione più agevole rispetto a far apprendere e familiarizzare i dipendenti con i nuovi sistemi di videoconferenza. Alcuni programmi possono essere aggiornati per consentire la videoconferenza di centinaia di persone contemporaneamente. Sebbene di solito siano costosi, questi servizi spesso sono dotati di molte funzionalità che il software di videoconferenza gratuito non ha.