As planilhas são úteis para rastrear despesas em vários níveis. Sua estrutura de colunas e linhas permite que sejam impressos facilmente e compartilhados entre as partes interessadas. Para adquirir a melhor planilha de despesas, o usuário deve primeiro definir o propósito da planilha e os resultados desejados de usá-la. O nível de habilidade de todos os usuários também deve ser levado em consideração. Custo e disponibilidade completam os critérios finais para a melhor planilha de despesas.
Para fins de rastreamento de despesas domésticas, tablets que consistem em 25 ou 50 cópias de uma planilha de despesas diárias estão disponíveis em lojas de materiais de escritório. Esses formulários fornecem espaços para rastrear refeições, quilometragem do carro, compras de gasolina e outras despesas. Com o uso diligente desses formulários, os usuários podem analisar com precisão as despesas diárias, semanais ou outros períodos relevantes. Os formulários são baratos, fáceis de usar em qualquer lugar e comunicam os resultados com clareza.
Versões para computador da planilha de papel são oferecidas em muitos tipos de software de gerenciamento de contas para uso doméstico e no escritório. Esses programas têm subprogramas que gerenciam as mesmas despesas, mas adicionam categorias como aulas de treinamento ou uniformes. Os usuários em rede podem preencher os formulários online e os resultados são integrados ao sistema de contabilidade da empresa. On ou off-line, a planilha de despesas deve ser clara e inequívoca. Programas mais sofisticados têm rotinas de verificação de erros que filtram a entrada do usuário e limitam os erros.
Os programas de contabilidade em escala corporativa freqüentemente negligenciam a necessidade de controle de projetos nos níveis de gerenciamento intermediários. Bons programas oferecem módulos que reúnem dados de nível de projeto facilmente, apresentam à gerência intermediária e acumulam os valores nos módulos de contabilidade. Os melhores programas realmente separam o gerenciamento de projetos da contabilidade corporativa, dando aos gerentes de projeto ou departamento a oportunidade de aprovar e enviar despesas para o nível corporativo.
Entre os pacotes de software comercial e os formulários comerciais estão os formulários e programas desenvolvidos pelo usuário que usam aplicativos comerciais de planilha. Muitos modelos estão disponíveis online que o usuário pode personalizar. As planilhas de despesas podem ser combinadas para fornecer dados a outro programa.
Muitas planilhas de despesas não são implementadas de maneira eficaz porque são excessivamente complicadas. A recompensa de planilhas simples, desde que informações críticas sejam coletadas, é maior conformidade e precisão. Em um esforço para evitar o uso indevido, as empresas geralmente reúnem informações diversas que não são realmente revisadas ou úteis.
As crianças podem ser ensinadas a controlar suas próprias despesas com roupas ou entretenimento em preparação para tarefas de gestão financeira mais complexas. A renda geralmente é fixa para uma família, e as despesas do orçamento costumam ser o único elemento que pode ser administrado. As crianças podem criar sua própria planilha de despesas em um papel simples e pautado e dar o primeiro passo em direção à independência financeira.