A gestão de passivos é um método utilizado pelas instituições financeiras para manter o capital de giro e o capital economizado. A maioria das instituições financeiras, como bancos ou fundos fiduciários, recebe grandes quantias de dinheiro que pertencem, no todo ou em parte, a outras pessoas. Mesmo que não tenham a propriedade total do dinheiro, essas instituições podem fazer investimentos e gastar o dinheiro como acharem adequado. A gestão de passivos permite que essas instituições gastem dinheiro e tenham dinheiro suficiente em mãos para pagar as pessoas, caso elas peçam a devolução do dinheiro.
Um passivo, em termos financeiros, é uma obrigação monetária para com uma parte específica. No caso de uma instituição financeira, esse passivo geralmente é o dinheiro que foi dado a ela por um indivíduo. Esses passivos são utilizados como capital monetário para investimentos e compras realizadas pela instituição.
Quando uma pessoa leva seu dinheiro ao banco, ela dá o controle sobre os fundos em troca de certos benefícios. Esses benefícios incluem vantagens como cheques ou juros e compensam o fato de que ele não tem mais controle total sobre seu dinheiro. Quando ele quer que seu dinheiro seja devolvido, tudo o que precisa fazer é pedi-lo e o banco o devolve. Isso libera o banco de qualquer responsabilidade, mas também remove seu dinheiro do sistema do banco.
A maioria das instituições financeiras usa técnicas de gerenciamento de passivos para determinar que tipo de dinheiro em caixa elas precisam manter. É importante que a instituição tenha dinheiro suficiente para fazer saques e transações simples que ocorram em um dia útil. Esse dinheiro é capital não investido que é usado para manter as operações básicas da instituição. Em geral, isso representa um pequeno valor do ativo total da instituição.
Além do dinheiro em caixa, os sistemas de gerenciamento de passivos ajudam essas instituições a determinar quanto dinheiro precisa para permanecer líquido e quanto pode ser colocado em investimentos firmes e de longo prazo. Os ativos líquidos estão gerando dinheiro para a instituição, mas podem ser convertidos de volta em dinheiro real muito rapidamente. Os investimentos de longo prazo podem ter grandes taxas de retirada e penalidades, portanto, as instituições querem mantê-los estáveis, se possível.
Na maioria dos casos, quando uma pessoa dá dinheiro a uma instituição financeira, ela celebra um contrato legal. Na maioria dos casos, o contrato estipula que a instituição dispõe de um período de tempo entre o pedido do seu dinheiro e o seu recebimento. Esta janela determina os índices usados na maioria dos sistemas de gerenciamento de passivos. Janelas menores significam mais dinheiro em caixa e ativos líquidos, enquanto janelas mais longas significam menos.