La ricerca del fornitore corretto e più conveniente per le materie prime può essere effettuata tramite un importatore specializzato o ottenendo informazioni da una commissione o un consolato del commercio estero. Quando viene identificato un fornitore straniero, l’azienda che desidera importare materie prime può organizzare l’esame dei campioni e concordare i termini di un contratto. Le disposizioni del contratto e le modalità di pagamento della merce devono essere chiare per entrambe le parti. Quando le materie prime arrivano al porto di entrata, devono essere trattate le formalità doganali e pagati i dazi all’importazione. L’importatore dovrebbe garantire che siano richieste eventuali esenzioni o disposizioni di differimento dei dazi doganali, se del caso.
Un’azienda che deve importare materie prime può trovare informazioni sui produttori da pubblicazioni emesse da commissioni commerciali o consultare i siti web delle commissioni. Informazioni su eventuali restrizioni agli scambi con determinati paesi, inclusi licenze, regolamenti e barriere commerciali, possono essere ottenute presso gli uffici consolari stranieri. Quando è stato identificato un potenziale fornitore estero, a seconda del tipo di materiali da importare, potrebbe essere possibile richiedere campioni del loro prodotto. Questi possono essere esaminati per la qualità e mostrati alle varie sezioni dell’azienda che dovranno farne uso. È anche possibile impiegare i servizi di una società di ispezione indipendente per eseguire questo compito.
Un fattore importante per un’azienda che desidera importare materie prime è l’accordo con il fornitore estero. È essenziale che i termini dell’accordo siano chiari sia per l’acquirente che per il venditore, nonostante le differenze linguistiche e culturali. Il contratto con il fornitore deve specificare i prodotti acquistati, il prezzo e le condizioni di pagamento, le condizioni di spedizione, consegna, assicurazione e accordi per la risoluzione delle controversie. È necessario utilizzare appieno le condizioni contrattuali internazionali standard come le condizioni commerciali internazionali emesse dalla Camera di commercio internazionale. Questi possono aiutare a chiarire le responsabilità di ciascuna parte in merito al trasporto e all’assicurazione durante ciascuna parte del transito delle merci dal venditore all’acquirente.
Quando le materie prime arrivano al porto, i documenti di entrata devono essere depositati presso le autorità doganali. A seconda delle leggi del paese in cui l’impresa desidera importare materie prime, sarà richiesta la prova della proprietà della merce e un documento pertinente, come una polizza di carico o una lettera di vettura aerea in caso di trasporto aereo, dovrebbe essere prodotta. Le autorità doganali richiederanno inoltre una garanzia di pagamento dei dazi doganali e di qualsiasi altra imposta o sanzione. L’importatore potrebbe utilizzare un broker doganale per completare le formalità doganali. Il pagamento dei dazi può essere ritardato conservando le merci in un deposito doganale, dove rimarranno sotto controllo doganale fino a quando non saranno rimosse dal proprietario e messe in circolazione.