Conosciuto anche come procurement elettronico o e-procurement, l’approvvigionamento online è il processo di ordinazione e vendita di beni e servizi tramite Internet. Questo tipo di ordinamento può essere realizzato utilizzando una pagina di accesso con marchio stabilita dal venditore per un cliente specifico o tramite un sito di ordinazione generale creato dal venditore. Lo scopo principale dell’approvvigionamento online è accelerare il posizionamento, l’elaborazione e la consegna degli ordini di beni e servizi.
Esistono diversi tipi di approvvigionamento online in uso oggi. Alcuni hanno a che fare con la preparazione per effettuare ordini, mentre altri sono focalizzati sul posizionamento degli ordini stesso. Con ciascuna di queste applicazioni, l’idea è quella di semplificare le attività normalmente gestite dagli agenti di acquisto, consentendo loro di condurre ricerche e di effettuare ordini in meno tempo.
Per i clienti, i sistemi di approvvigionamento online di solito includono funzioni note come strumenti di pianificazione delle risorse. Questi strumenti consentono di identificare facilmente ciò che è necessario, creare richieste per tali articoli e generare ordini di acquisto una volta identificato un fornitore per tali beni o servizi. Software di questo tipo aiuta a semplificare i processi interni utilizzati da molte aziende per qualificare i venditori e impostare ordini regolari degli articoli necessari in base all’utilizzo.
Gli strumenti complementari al processo di approvvigionamento online includono software che aiutano a identificare nuovi potenziali fornitori. Questo strumento può aiutare a eseguire confronti dei costi con i fornitori esistenti per vedere se lo stesso tipo e qualità di beni e servizi possono essere ottenuti a un costo unitario più competitivo. Software di questo tipo di solito include strumenti che consentono di interrogare i potenziali fornitori in merito ai prezzi su vari beni in base all’acquisto di volumi.
Un altro componente che si trova in molti sistemi di acquisizione acquisti basati su Internet è la capacità di tracciamento. Ciò consente ai clienti di vedere quando è stato ricevuto un ordine e determinare se è attualmente in elaborazione o è stato evaso e ora è in rotta. Non è insolito che programmi di approvvigionamento di questo tipo includano una data di consegna prevista, in base allo stato corrente dell’ordine. Questo pratico strumento può eliminare la necessità per gli agenti di acquisto di effettuare frequenti telefonate ai fornitori al fine di scoprire come sta procedendo l’ordine e quando è ragionevole prevedere la consegna.
Dal punto di vista del fornitore, l’uso di strategie di approvvigionamento online semplifica la ricezione e l’avvio dell’elaborazione degli ordini in modo più tempestivo. Allo stesso tempo, le funzioni di supporto che consentono ai clienti di vedere lo stato corrente dell’ordine significano meno tempo impiegato per rintracciare le informazioni per i clienti. Ciò consente al venditore di concentrarsi maggiormente sulla preparazione dell’ordine e sulla strada.
L’efficienza degli acquisti online ha cambiato il modo in cui molte aziende fanno affari. I clienti possono regolare il loro volume di ordinazione in modo da mantenere piccoli inventari di materie prime, il che a sua volta significa meno tasse da pagare. I fornitori possono elaborare più ordini contemporaneamente, il che aiuta ad aumentare il volume degli affari. Con alcuni servizi, l’approvvigionamento online implica la consegna immediata con servizi quali teleconferenze, interurbane e materiali elettronici come gli e-book.