Un documento di negoziazione è un documento redatto da due o più parti opposte che afferma i termini approvati di un compromesso o di un accordo tra le parti coinvolte in un qualche tipo di conflitto, come una questione d’affari. Viene creato quando due o più parti opposte coinvolte in un conflitto hanno negoziato per raggiungere una risoluzione finale. Un documento di negoziazione è simile a un contratto perché tutte le parti coinvolte devono dare qualcosa per ricevere qualcosa nel compromesso finale. Ogni situazione che richiede la creazione di un documento di negoziazione è unica, ma ci sono linee guida generali che dovrebbero essere seguite quando viene creato il documento.
Quando viene creato un documento di negoziazione, ad esempio, gli argomenti di ciascuna parte dovrebbero essere chiaramente indicati e i compromessi su tali argomenti dovrebbero quindi essere chiariti. Dopo che gli argomenti sono stati riconosciuti e i compromessi sono stati elencati, i compromessi devono essere approvati da tutte le parti o dai rappresentanti di ciascuna parte. Se approvato, le parti coinvolte hanno quindi preso atto del documento e concordano che sarà seguito da tutte le parti coinvolte.
I documenti di negoziazione vengono utilizzati principalmente per risolvere i conflitti più importanti e di solito sono il risultato finale di una negoziazione di successo. Ci sono occasioni, tuttavia, in cui si può usare un documento di negoziazione per prevenire una discussione o un conflitto. Il processo per creare un documento di negoziazione per prevenire le discussioni è molto simile a un normale documento di negoziazione che viene utilizzato per risolvere le controversie dopo che si sono verificate, tranne per il fatto che si presenterebbero argomenti o potenziali conflitti che potrebbero verificarsi in futuro e i compromessi verrebbero essere applicata solo se il potenziale conflitto si verifica effettivamente. Ogni situazione che richiede la creazione di un documento di negoziazione è unica, ma tutti i documenti di negoziazione ruotano attorno al compromesso al fine di raggiungere una risoluzione finale di un conflitto.