Il periodo di conservazione di un documento è il periodo di tempo in cui il documento deve essere archiviato dopo che non viene più utilizzato perché potrebbe essere necessario farvi riferimento in futuro. Il periodo di conservazione è un termine più spesso associato ai documenti contabili e fiscali, sebbene anche gli avvocati siano generalmente tenuti a conservare i file dei clienti per un periodo di tempo dopo la fine della rappresentanza. Forse l’esempio più notevole di un periodo di conservazione legale è nel Sarbanes-Oxley Act, che è la legislazione antifrode emanata negli Stati Uniti nel 2002, che richiede la conservazione dei documenti relativi alle revisioni per sette anni. I periodi di conservazione richiesti variano non solo da settore a settore, ma variano anche tra le giurisdizioni.
Le ragioni alla base di un particolare periodo di conservazione dipendono dalle regole del settore specifico, ma sono generalmente orientate a garantire la possibilità di fare riferimento ai documenti in futuro. Il periodo di tempo previsto dovrebbe coprire l’intero periodo di tempo in cui sarà necessaria la possibilità di dover fare riferimento ai documenti. I motivi per fare riferimento ai documenti possono essere a fini di verifica fiscale, a fini giudiziari o per motivi generali per cui è probabile che il documento venga referenziato per un certo periodo di tempo.
Negli Stati Uniti, ad esempio, i documenti sul reddito personale, che includono eventuali ricevute o altre prove delle detrazioni effettuate, devono in genere essere conservati per tre anni dopo la presentazione poiché questo è solitamente il periodo di tempo in cui la dichiarazione dei redditi personale di qualcuno può essere verificata. Gli avvocati devono generalmente mantenere tutti i file dei clienti in buona forma per sei o sette anni dopo la fine della rappresentanza. Questo perché questo è il termine massimo di prescrizione – il periodo di tempo dopo un evento per il quale qualcuno può intentare una causa derivante da quell’evento – per quasi tutte le possibili cause. I documenti costitutivi di una società hanno un periodo di conservazione indefinito in quanto sono necessari finché la società è operativa.
La legislatura degli Stati Uniti ha promulgato il Sarbanes-Oxley Act del 2002 in risposta a diversi casi di frode sui titoli in società che hanno causato gravi danni agli investitori. Sarbanes-Oxley ha istituito diverse procedure regolamentari che le aziende devono seguire al fine di proteggere gli investitori dalle frodi da parte di coloro che gestiscono l’azienda. Una delle disposizioni più importanti della Sarbanes-Oxley è stata l’istituzione di un periodo di conservazione di sette anni per tutti i documenti relativi alla revisione dei bilanci.