Un’azienda può aver bisogno di una grande flotta di veicoli, ma può essere difficile mantenerla. Questa è la funzione principale di un sistema di gestione della flotta, che prende i veicoli dell’azienda e li organizza per fornire all’azienda capacità di localizzazione dei veicoli, programmi di manutenzione e altre necessità di base della flotta. I sistemi di gestione della flotta possono anche fornire i veicoli per l’azienda se l’azienda non vuole acquistarne uno proprio.
L’aspetto più importante di un sistema di gestione della flotta è il monitoraggio dei veicoli. Questi sistemi tengono traccia della posizione effettiva del veicolo, del consumo di carburante, della velocità media e del tempo di arrivo previsto (ETA). Sanno anche quale dipendente dell’azienda ha il veicolo, quando e talvolta perché; garantire che un veicolo sia disponibile quando un dipendente ne ha bisogno è un’altra funzione chiave. Queste informazioni sono raccolte e analizzate dal sistema di gestione della flotta, che può quindi suggerire come migliorare l’efficienza o il risparmio di carburante. Questo sistema può anche tracciare un veicolo in caso di furto, ma può anche essere utilizzato come GPS per tracciare il conducente.
I sistemi di gestione della flotta sono talvolta responsabili della pianificazione e dell’approvazione del carburante, della manutenzione e delle riparazioni dei veicoli in base al budget dell’azienda. Queste società emettono una piccola scheda o un opuscolo con un elenco di manutenzione programmata e riparazioni approvate. In genere, questi sistemi di gestione della flotta avranno un importo fisso in dollari per le riparazioni che sono pre-approvate e non richiedono alcuna autorizzazione. Un sistema di gestione della flotta può anche emettere una carta di credito che i dipendenti possono utilizzare per gli acquisti di carburante presso fornitori autorizzati.
Nel tempo, tutti i veicoli si deprezzano di valore. Parte delle responsabilità del sistema di gestione della flotta comprende il calcolo di tale ammortamento nel corso dell’anno e la determinazione di quando è il momento di eliminare tale veicolo dalla flotta. I sistemi di gestione della flotta spesso hanno collegamenti con i produttori di automobili per scambiare i veicoli della flotta e aggiungere nuovi veicoli alla flotta a una tariffa scontata; possono anche offrire finanziamenti per veicoli per l’azienda.
Nelle aziende in cui la guida è parte dell’attività quotidiana, molti dipendenti vengono rimborsati per il viaggio a una tariffa per miglio. Il sistema di gestione della flotta diventa responsabile del monitoraggio di questo chilometraggio. Ciò elimina la necessità per il dipendente di preoccuparsi per una società in cortocircuito sul suo chilometraggio a causa di una mancata iscrizione in un diario di bordo. Questo tiene anche traccia delle miglia percorse all’anno per aiutare a calcolare l’ammortamento del veicolo.
Il sistema di gestione della flotta traccia spesso questi veicoli attraverso un computer speciale installato nel veicolo. Questo computer si collega ai computer di gestione della flotta tramite comunicazione satellitare e trasmette tutte le informazioni pertinenti. L’uso corretto delle informazioni fornite al sistema di gestione della flotta aiuterà l’azienda a risparmiare denaro e semplificare la gestione della sua grande flotta di veicoli.