Un subledger è una subunità della contabilità generale. La subunità contiene informazioni più dettagliate rispetto alla contabilità generale. Ad esempio, la contabilità generale di un’azienda contiene voci per ogni diversa attività commerciale. Le voci che rappresentano debiti e crediti, tuttavia, hanno registri secondari con informazioni aggiuntive. Questi libri mastri aggiuntivi hanno conti per ogni individuo o azienda che deve del denaro alla società o ha un credito nei confronti dei beni della società, rispettivamente.
L’uso di subledger crea un libro mastro generale più pulito. Piuttosto che stipare tutte le informazioni finanziarie in un libro mastro, l’uso di libri mastri aggiuntivi può aiutare a creare un processo di reporting migliore. Le aziende spesso hanno la capacità di creare e utilizzare tutti i subledger che desiderano. L’unica avvertenza è che ogni subledger viene riportato alla voce singola nella contabilità generale. Tutte le cifre devono essere bilanciate rispetto alla voce di contabilità generale.
La voce in una contabilità generale che rappresenta un subledger è nota come conto di controllo. Il conto di controllo determina tutte le informazioni riportate nella voce di contabilità generale. Questo è comune nei sistemi contabili computerizzati. Quando le aziende creano un nuovo subledger, devono dettare quale conto di controllo copre il libro mastro.
Le riconciliazioni dei conti sono anche più facili quando un’azienda crea un singolo subledger per le sue informazioni finanziarie. I contabili possono separare quali libri mastri sono soggetti a errori ed errori. Questi singoli libri mastri vengono quindi impostati per una riconciliazione mensile. Il processo prevede di prendere il totale del libro mastro generale e bilanciarlo con il totale del subledger. Le differenze tra i due richiedono ricerche per scoprire e correggere eventuali problemi.
Le aziende non devono far fronte ai requisiti per l’aggiunta di subledger ai loro sistemi di contabilità generale. L’utilizzo di singoli libri mastri è semplicemente un sistema di gestione dei dati finanziari. L’estrazione di determinate informazioni in genere aiuta le parti interessate a valutare la salute finanziaria dell’azienda. Fornisce inoltre trasparenza ai finanziatori e agli investitori che esaminano i libri contabili della società.
È possibile avere troppe subunità di un libro mastro generale. Quando ciò accade, un’azienda trascorre molto tempo a bilanciare ogni singolo libro mastro con il libro mastro generale. Se il singolo libro mastro contiene informazioni che non continuano per sempre, allora il libro mastro non è necessario. Ciò comporterà la revisione del libro mastro per garantire che nessuna informazione venga registrata lì e che il saldo sia zero per ogni periodo contabile. I contabili passano più tempo a gestire un libro mastro vuoto quando ciò accade.
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