I controlli investigativi sono misure che un’azienda utilizza per identificare le irregolarità in modo che possano essere corrette, idealmente il più rapidamente possibile. Leggi come il Sarbanes-Oxley Act del 2002 impongono l’uso di controlli interni per affrontare problemi comuni di contabilità ed etica e le aziende vogliono anche utilizzare controlli per evitare sprechi, frodi e altri problemi che possono incontrare nel corso delle loro attività. Il contrasto ai controlli investigativi sono i controlli correttivi, che sono misure per prevenire il verificarsi di problemi in primo luogo.
Un esempio di controllo investigativo è un audit. La maggior parte delle aziende effettua regolarmente audit esterni e interni per rivedere i bilanci, esaminare i dipartimenti e determinare se ci sono irregolarità. Questi potrebbero includere segni di appropriazione indebita e frode all’interno di un’azienda, nonché attività che suggeriscono un tentativo di nascondere problemi finanziari a investitori, autorità di regolamentazione e al pubblico in generale. Le aziende possono utilizzare gli audit a sorpresa come un’altra forma di controllo investigativo, quindi le persone non sanno mai quando aspettarsi una valutazione.
Altri controlli investigativi possono includere trigger per determinati tipi di attività, come avvisi di avviso che verranno visualizzati quando le persone si impegnano in transazioni finanziarie che sembrano irregolari. Se un reparto emette sempre un assegno allo stesso fornitore per lo stesso importo, un cambiamento improvviso potrebbe essere motivo di preoccupazione e potrebbe essere istituito un controllo investigativo per informare il reparto contabilità quando si verificano variazioni di questo tipo in modo che possano scoprire cosa successo e perché.
Le aziende possono utilizzare misure come moduli di segnalazione obbligatori in modo da poter rilevare tempestivamente attività irregolari, spesso sotto forma di rendiconti finanziari che non corrispondono a ciò che una persona o un dipartimento sta effettivamente facendo. Questi controlli investigativi possono coinvolgere cose come l’invio automatico dei dati alla contabilità per la revisione, fornendo un controllo continuo in modo che le persone possano rilevare qualsiasi cosa insolita non appena accade. Ragionieri e avvocati possono collaborare per sviluppare controlli appropriati ed efficaci.
Alcuni controlli investigativi sono stabiliti dalla legge e le aziende devono dimostrare di utilizzarli e di rispettare gli standard normativi su come utilizzare tali controlli. Altri sono considerati parte di standard e pratiche generalmente accettati e, sebbene non siano esplicitamente richiesti, sono un’ottima idea. Le aziende che si discostano dalle pratiche accettate possono essere oggetto di preoccupazione e sospetto, poiché le persone vorranno sapere perché non stanno al passo con altre aziende in termini di pratiche contabili. Altri controlli possono essere facoltativi, ma consigliati, per motivi legali o etici.
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