Esistono tre tipi di moduli di proposta utilizzati nelle operazioni commerciali standard: acquisti, progetti e vendite. Tutti questi moduli svolgono la stessa funzione di base, fornendo agli utenti un metodo strutturato per la raccolta delle informazioni richieste per il processo decisionale. La progettazione effettiva dei moduli di proposta varia in base all’effettivo processo aziendale seguito in ciascuna organizzazione. Molte aziende fisse forniscono modelli di moduli che possono essere un ottimo posto per iniziare discussioni all’interno dell’azienda o dell’organizzazione.
Un modulo di proposta di acquisto viene spesso utilizzato nelle grandi organizzazioni per tenere traccia delle richieste di acquisto che superano un valore in dollari specifico o fanno parte di un tipo di merce specifico. Esistono due sottotipi di moduli di proposta di appalto: progetti oggetto di gara e richieste di attrezzature. Le specifiche dettagliate del progetto sono incluse nella richiesta di proposta. In molte aziende, i moduli di proposta vengono utilizzati per fornire la stessa struttura a tutti i progetti di gara. Questo è molto importante, poiché qualsiasi informazione fornita a una parte e non ad altre fornisce un vantaggio ingiusto.
Un modulo di proposta di richiesta di attrezzature viene spesso utilizzato nelle aziende centralizzate. L’utente dell’apparecchiatura o il supervisore del reparto compila il modulo e lo invia al reparto acquisti. Nel modulo, l’utente fornirebbe le sue informazioni di contatto, le specifiche dettagliate dell’articolo richiesto, il business razionale e il budget. La maggior parte dei moduli di proposta dispone di caselle di firma per garantire che tutte le richieste siano adeguatamente riviste e approvate prima dell’invio all’acquisto.
Molte società di ingegneria o informatica hanno un ufficio centrale di gestione dei progetti. Un modulo di proposta di progetto viene utilizzato per gestire le richieste degli utenti, fornire struttura alla raccolta dei dati e garantire che tutte le richieste degli utenti abbiano seguito lo stesso flusso di lavoro di approvazione. Tutti i progetti devono avere uno sponsor, un dipartimento interessato o un processo aziendale. I moduli di proposta del progetto includono la documentazione della sfida aziendale e il risultato finale desiderato del progetto. Ove possibile, si prevede che il personale fornirà un costo stimato del progetto, una linea temporale e risparmi in termini di efficienza o di dollari.
I moduli di proposta di vendita vengono utilizzati dal personale di vendita business to business durante il processo di offerta. In un modulo di proposta di vendita sono inclusi la descrizione del prodotto, i costi, i costi di installazione o di servizio e i tempi di consegna. I dettagli forniti nella proposta di vendita costituiscono la base della valutazione da parte del cliente. Tutte le informazioni pertinenti devono essere incluse, in modo che il cliente possa confrontare i dettagli dell’offerta di vendita con le altre proposte che ha ricevuto.