La determinación de los mejores consultores de ingeniería para un proyecto es más fácil si se siguen los procedimientos formales de gestión del proyecto durante el proceso de selección. Los consultores de ingeniería se contratan para una amplia variedad de trabajos que van desde actividades de investigación aplicada hasta el diseño y construcción de grandes instalaciones. Los servicios de los consultores se adquieren mediante la preparación de una solicitud de propuesta (RFP) y posterior evaluación de las respuestas. El proceso de RFP, que también puede ser escrito por consultores, debe ser administrado por personas que estén bien calificadas en su campo y que conozcan los resultados deseados. Las medidas de control de calidad requieren que el equipo de selección evalúe las referencias laborales anteriores de los principales candidatos para el puesto.
Los procedimientos de gestión del proyecto seguidos por el equipo de selección incluyen la preparación oportuna de la RFP, el establecimiento de un medio para comunicarse con los postores interesados y un mecanismo para permitir o rechazar trabajo adicional o un enfoque diferente por parte del postor. Además, los planificadores deben comunicar su cronograma para la presentación y el análisis de las respuestas. A menudo, aunque no siempre, también se revelan los criterios de evaluación.
La RFP es el documento que transmite el proyecto a los consultores de ingeniería interesados. El alcance del trabajo es el elemento más decisivo de la RFP y del proceso de selección en su conjunto. Cuando el objetivo del proyecto está claramente definido, los propios ingenieros a menudo se negarán a presentar ofertas si se dan cuenta de que el proyecto no se encuentra en su área de especialización.
El alcance detalla los puntos de inicio y finalización del proyecto. Incluirá lo conocido y lo desconocido sobre el proceso o proyecto, permitiendo a los ingenieros realizar las pruebas o trabajos experimentales a incluir en su propuesta. Un alcance bien escrito representará el resultado del proyecto con tal detalle que será fácil para todas las partes saber cuándo el proyecto está completo y tiene una calidad aceptable. El resto de la RFP describirá el trabajo a realizar, los entregables, las expectativas de control de calidad y las fechas de vencimiento requeridas para varios hitos.
Las tareas de trabajo generalmente se describen en una jerarquía de objetivos y subobjetivos denominada cronograma de desglose del trabajo (WBS). El trabajo en la redacción de un WBS asegura a los planificadores que el proyecto es completo y que no se han olvidado elementos. Los licitadores utilizan la EDT como una forma fácil de entender para presentar su respuesta y una lista de verificación para verificar que esté completa.
El comité de selección debe evaluar a los contendientes en más de los documentos escritos para tener la confianza de que se eligen los mejores consultores de ingeniería. Los proyectos anteriores de naturaleza similar, si están disponibles, deben estudiarse para determinar la capacidad de los consultores para entregar resultados oportunos y de alta calidad. Muchos proyectos incorporan puntos intermedios de evaluación para determinar si los resultados están en el objetivo. A veces se aplican incentivos para promover el cumplimiento de los horarios.
Una vez que se completa el proceso de RFP, es posible que el proyecto no se adjudique necesariamente. Muchas veces, la gerencia descubre eslabones faltantes en el proyecto que se hicieron evidentes al revisar las respuestas. La revisión del proyecto por varios equipos de expertos no involucrados puede señalar deficiencias o información faltante. A veces, los mejores consultores de ingeniería se descubren leyendo la respuesta que enumera los datos incompletos o las suposiciones deficientes de la RFP original.