Hay varios factores a considerar al contratar músicos en vivo para un evento. La actuación de los músicos en vivo puede afectar el éxito general de un evento, por lo que se debe investigar la reputación y el estilo de actuación de los músicos antes de aceptar contratarlos. Los músicos en vivo deben suministrar su propio equipo básico y ofrecer una lista de canciones o selecciones musicales para que los clientes puedan elegir. Para proteger a ambas partes, un contrato vinculante debe ser parte del proceso de contratación.
Los músicos en vivo apropiados deben ser elegidos para crear la atmósfera deseada. Se debe determinar si los músicos en vivo tendrán entretenimiento o simplemente proporcionarán música de fondo durante todo el evento o solo una parte del mismo. Los conjuntos musicales típicos incluyen un trío de jazz, un cuarteto de metales o aguijón, o un dueto de flauta y arpa. Las categorías de instrumentos para elegir incluyen instrumentos de viento de madera, latón, cuerdas y voz. Si un piano formará parte de la interpretación musical en vivo, su ubicación debe determinarse y también debe afinarse.
Por lo general, los mejores músicos se pueden elegir hablando con otras personas que han contratado a músicos en vivo para ocasiones similares. Si es posible, asistir a una presentación en otro lugar garantizará que el estilo y las selecciones musicales de los músicos sean adecuados para un evento planificado. También es aconsejable que las personas soliciten una lista de canciones o pregunten si los músicos en vivo pueden «cubrir» el catálogo musical de un artista en particular o interpretar cierto estilo o género musical.
Explicar todos los detalles pertinentes del contrato de contratación antes de firmarlo puede ahorrar un tiempo valioso, así como cualquier frustración causada por malentendidos posteriores. Esto también asegurará que los músicos estén disponibles en la fecha y hora deseadas y que su costo esté dentro del presupuesto. Es mejor acordar todos los detalles por adelantado, como las tarifas de rendimiento, el depósito y el tipo y la duración del rendimiento. Como una prueba de fallas, obtener los detalles por escrito y tener un acuerdo enunciado en caso de que cualquiera de las partes no cumpla con su parte del acuerdo es un paso sabio.
Para una presentación en vivo, se puede requerir equipo de escenario adicional. Puede ser necesaria la coordinación entre los músicos en vivo y el propietario o gerente del lugar para asegurar que todo el equipo necesario estará en su lugar para la presentación. También es aconsejable que las personas visiten el lugar para asegurarse de que haya un área de escenario lo suficientemente grande disponible para que los músicos puedan tocar de manera segura y cómoda y que haya tomas de corriente e iluminación adecuadas. También es beneficioso permitir que los músicos en vivo accedan al lugar para organizarse antes del tiempo de la presentación.