Una oficina de representación es una oficina comercial con funcionalidad limitada que se abre en una jurisdicción donde la empresa aún no tiene licencia para operar. Este tipo de oficina puede abrirse en determinadas situaciones domésticas, pero tiene una definición jurídica específica en las relaciones comerciales internacionales que es reconocida en la mayoría de países del mundo. Los países suelen definir una oficina de representación de la misma manera, pero difieren algo en los tipos de actividades que la oficina está autorizada a realizar en el país.
Las empresas deben tener licencia o estar registradas para operar en todas las jurisdicciones en las que planean tener presencia. Una presencia no es simplemente la venta de bienes a través de un agente en la jurisdicción, como una tienda minorista, sino que se refiere a las operaciones reales en la jurisdicción, como el mantenimiento de una oficina o una instalación de producción. En los EE. UU., Una empresa debe registrarse primero en un estado para comenzar a operar y luego debe registrarse como una entidad extranjera en cualquier estado donde planee tener presencia. Una empresa estadounidense que desee establecer una oficina o una instalación en China debe estar debidamente registrada en los EE. UU. Y también obtener el permiso de China para operar como una entidad extranjera dentro de sus fronteras.
En las relaciones comerciales internacionales, una entidad extranjera que desea establecer operaciones en otro país solicita permiso para establecer una oficina de representación o una sucursal. Una oficina de representación solo está autorizada para realizar determinadas actividades limitadas en el país anfitrión. Esto puede incluir mantener una presencia para presentar a las personas los productos de la empresa, asistir a ferias comerciales y distribuir muestras, realizar estudios de mercado y realizar otros tipos de actividades preliminares que no incluyen la fabricación o venta de productos.
Una sucursal tiene mucha más autoridad para realizar negocios. Puede establecer operaciones reales, comprar y vender productos y realizar la mayoría de las funciones para las que una empresa registrada está autorizada por ley. Las empresas que establecen sucursales en un país se han comprometido a permanecer en ese mercado, ya que una licencia para establecer una sucursal suele costar mucho más que una para configurar una oficina de representación.
La situación doméstica más importante en la que se utiliza el término oficina de representación es en la banca. Los bancos deben obtener una licencia para operar desde la jurisdicción que regulará sus actividades. En los EE. UU., Este puede ser un gobierno estatal. Si tiene licencia de un estado, el banco solo puede operar dentro de ese estado. Si desea establecer una presencia en otro estado, puede establecer una oficina de representación, pero la oficina solo podrá brindar ciertos tipos de servicio al cliente, como la ejecución de documentos de préstamos, y no puede aceptar depósitos ni realizar ninguna otra transacción monetaria. .