Le personnel du département de l’administration est divisé en cinq domaines de responsabilité principaux : les finances, les ressources humaines, les achats, les services aux résidents et la gouvernance. Aux États-Unis, par exemple, chaque État a un département d’administration qui est chargé de fournir des services et un soutien aux autres agences gérées par l’État. Chacun de ces domaines est essentiel au bon fonctionnement de tout gouvernement et, dans la plupart des États, ces services sont gérés de manière centralisée par le personnel administratif.
Les différents gouvernements régionaux ont généralement des structures organisationnelles légèrement différentes conçues pour répondre aux besoins uniques des résidents de cette région. Le chef du département de l’administration est ultimement chargé d’examiner tous les aspects de l’administration publique et de conseiller le chef du gouvernement et les autres élus sur les options viables pour résoudre des problèmes complexes.
Le personnel du département de l’administration travaillant dans la division des finances est responsable de la création et de la gestion du budget, de l’affectation des impôts et des autres sources de revenus aux divers organismes et de la gestion du système d’information comptable. La gestion et les prévisions budgétaires sont les plus importantes de ces tâches, car elles déterminent toutes les prises de décision.
Les ressources humaines comprennent le recrutement, les pratiques d’embauche, l’élaboration de politiques, la gestion des employés et la paie. La grande majorité des agences utilisent les services centralisés fournis par le personnel du département de l’administration. Tous les emplois sont affichés par l’intermédiaire de l’agence centrale, et la sélection des candidats et les entretiens sont effectués conformément à la politique de l’État. Ce service centralisé est plus efficace et réduit le risque d’application incohérente des politiques entre les agences gouvernementales.
L’activité d’achat par le gouvernement dans un domaine particulier a un impact énorme sur l’économie locale. Déterminer la façon dont les gros contrats sont attribués est une partie essentielle des services fournis par le personnel du département de l’administration. Les politiques qui encouragent un processus juste et transparent encouragent la croissance des entreprises locales et aident les citoyens à développer les compétences nécessaires pour trouver des emplois bien rémunérés. Des gains d’efficacité supplémentaires peuvent être obtenus grâce à des contrats d’approvisionnement stratégique centralisés et à l’utilisation d’un logiciel d’approvisionnement électronique.
Les services aux résidents comprennent toutes les fonctions gérées par le gouvernement, des postes de police aux parcs. Grâce au travail du personnel du département de l’administration, ces services sont gérés pour répondre à une norme spécifique à travers la région ou la zone. Cette cohérence est très importante, car tous les résidents contribuent à ces services par les impôts qu’ils paient.
Le personnel du département de l’administration comprend des postes politiques, tels que des gouverneurs, des conseillers et d’autres élus. Il incombe aux élus de définir l’orientation stratégique et les objectifs à long terme du gouvernement. Ces objectifs sont souvent basés sur le mandat reçu des citoyens lors de l’élection.