La gestion du changement est un processus défini et standardisé utilisé dans la gestion des services informatiques pour coordonner et contrôler toutes les modifications apportées à une solution technique de production existante.
Chaque organisation peut créer son propre processus de gestion du changement, en fonction de la taille relative de l’entreprise et des ressources en personnel. La gestion du changement est généralement la responsabilité du chef ou du responsable du service informatique. Il existe des fonctions et des processus standard utilisés dans la plupart des entreprises concernant la gestion du changement.
Le processus standard est une méthode d’enregistrement systématique de toutes les modifications proposées à un système de production ou de production, de réalisation d’une analyse coûts/bénéfices, d’évaluation de l’impact et des risques, de création d’une analyse de rentabilisation ou d’une justification de la demande et d’obtention de l’approbation du propriétaire du processus métier. Une fois approuvée, la gestion du changement comprend la mise en œuvre effective de ce changement, ainsi que le suivi de l’impact, la création d’un rapport de synthèse et la mise à jour du statut de la demande de changement dans un système de suivi plus large.
Le but d’un processus de gestion du changement est d’avoir une méthode systématique d’évaluation des demandes de changement, de hiérarchisation, de planification des ressources pour la mise en œuvre et le niveau de support approprié. Au sein de cette structure, le gestionnaire de système est chargé d’assurer la meilleure utilisation possible du personnel, des équipements et des ressources pour répondre aux demandes des utilisateurs. Le processus de gestion des modifications couvre toutes les modifications apportées au matériel, aux logiciels, à la documentation de support et aux procédures.
Un conseil d’administration doit approuver toute demande utilisant le processus de gestion du changement. Les responsables des départements fonctionnels et la haute direction de l’entreprise sont chargés d’examiner les propositions de demande de changement et tous les documents joints. Ces conseils sont appelés comités consultatifs du changement ou comités directeurs. Inclus dans ce conseil doit être un représentant du département des services financiers avec une autorité suffisante pour évaluer le coût des propositions de changement et conseiller le groupe sur les coûts supplémentaires requis et la faisabilité d’engager ces coûts.
Le chef de service responsable du processus de gestion du changement doit avoir de bonnes compétences en communication, une formation en services informatiques fonctionnels ou techniques et la capacité de combler l’écart entre les exigences commerciales et la capacité de la solution technique à répondre à ces besoins.
Le processus de gestion du changement est utilisé avec les systèmes opérationnels de production. Le processus pour les systèmes de projet ou de développement diffère dans l’accent mis sur l’analyse et la documentation. Dans un environnement de développement, il y a plus de latitude pour étudier un angle particulier comme une solution possible à un besoin métier. Une fois cette analyse effectuée, une évaluation est effectuée pour déterminer les avantages potentiels de cette solution et les domaines possibles de mise en œuvre. La consultation avec les propriétaires de processus métier doit être terminée avant que tout développement ne soit avancé.