Un adjoint administratif principal est un professionnel de l’administration qui assiste un ou plusieurs membres de la direction au sein d’une organisation et peut également superviser le personnel administratif de niveau débutant. À mesure que les organisations se développent, elles peuvent constater une augmentation de leur volume de tâches administratives et nécessitent plus d’un professionnel de l’administration. Un poste de direction est généralement requis dans une telle organisation pour travailler en étroite collaboration avec la direction et assumer des fonctions administratives qui comportent un niveau de responsabilité plus élevé que celles du personnel de niveau d’entrée.
Les cadres ou les gestionnaires d’une organisation ont souvent besoin d’un adjoint administratif principal ou d’un adjoint exécutif pour agir comme leur « gardien » ou leur représentant. Alors que la réceptionniste ou le réceptionniste d’une organisation peut accueillir les appelants et les visiteurs, un cadre supérieur est souvent le prochain point de contact pour ceux qui souhaitent contacter la direction. Ces personnes gèrent souvent les horaires, les itinéraires de voyage et d’autres rendez-vous pour les responsables de divers services, qu’ils soient marketing, informatique ou ressources humaines.
Parce qu’ils ont tendance à représenter la direction d’une organisation dans la correspondance écrite et verbale, la qualification la plus importante pour les personnes occupant ce poste est qu’elles ont de bonnes compétences en communication. À ce titre, leurs responsabilités peuvent inclure la rédaction de lettres et de courriels, la réception d’appels téléphoniques et la sténographie. Un adjoint administratif principal doit également avoir une connaissance pratique générale de tous les départements d’une organisation. Cela le préparera à traiter les demandes de renseignements d’ordre général qu’il pourrait recevoir ou à les diriger vers le personnel du service approprié.
Afin de devenir un assistant administratif principal, il faut avoir une expérience combinée à la fois dans l’administration générale de bureau ainsi que dans le secteur particulier de l’organisation. En ce sens, les candidats idéaux sont souvent des professionnels de l’administration débutants déjà employés au sein de l’organisation qui recherchent une promotion. Selon les valeurs de l’organisation, certains postes de direction pourraient mettre l’accent sur les diplômes universitaires, tandis que d’autres pourraient être plus intéressés par les antécédents administratifs professionnels du candidat. Les candidats qui manquent d’expérience administrative professionnelle mais ont une expérience académique dans des domaines connexes, tels que des cours de dactylographie ou de secrétariat, pourraient être mieux adaptés pour un emploi administratif de niveau d’entrée avant de postuler à un poste de direction.