Un dossier de conception est un rapport généré en prévision d’une ingénierie, d’un logiciel ou d’un autre type de produit commercial. Le but d’un dossier de conception est d’illustrer et de décrire les objectifs déclarés, les contraintes et les autres éléments qui doivent être traités au cours du projet. Il sert de type de rapport préliminaire, indiquant ce à quoi l’entreprise doit s’attendre en termes de coûts, d’avantages et de tout inconvénient potentiel qui pourrait survenir en cours de route. Le dossier de conception est généralement créé par l’ingénieur ou l’équipe d’ingénieurs qui proposent de développer le projet indiqué.
Dans des circonstances normales, les dossiers de conception utilisent un format standardisé. Ils commencent par l’histoire et le profil de l’entreprise qui entreprend le projet, ainsi que les réalisations précédentes de l’entreprise, qu’elles soient liées ou non au projet en cours. Ensuite, le cahier des charges contient une description du projet, y compris les descriptions de tous les problèmes susceptibles d’être rencontrés lors de la création du projet. Il doit inclure toutes les contraintes individuelles sur le projet, le budget proposé, la durée proposée qu’il faudra pour terminer et les besoins individuels du problème ou des problèmes à résoudre.
Ensuite, le dossier de conception doit contenir une description explicite des objectifs du projet. Parallèlement à cela, il devrait inclure une analyse des risques par rapport aux avantages, tous les croquis liés au projet et toutes les solutions proposées aux problèmes déjà décrits. Il doit également contenir un synopsis du projet, ainsi qu’une conclusion essentiellement « vendre » l’entreprise sur le projet proposé.
Un dossier de conception peut être comparé à un plan préliminaire pour un projet d’ingénierie. Il présente à l’entreprise qui finance le projet des informations suffisantes pour lui permettre de décider si elle veut aller de l’avant avec le projet comme indiqué, ou si elle souhaite apporter des ajustements budgétaires et économiques aux objectifs et paramètres énoncés du projet. En créant des estimations de coûts et de temps, et en formulant tous les problèmes prévisibles qui pourraient survenir, il devient beaucoup plus facile pour l’entreprise de déterminer si le projet est encore réalisable. Cela pourrait être comparé à une situation où une entreprise va de l’avant sans créer au préalable un dossier de conception ; dans un tel cas, l’entreprise procédera à l’aveuglette et pourrait seulement se rendre compte qu’un projet est irréalisable ou impossible à réaliser une fois qu’elle y a déjà investi une quantité potentiellement substantielle de temps et d’argent.