Un enregistrement de service peut faire référence à un enregistrement de service d’un client qui contient des informations de facturation et de contact. En termes de ressources humaines, un dossier de service peut faire référence au dossier écrit d’un employé qui détaille l’historique de service et de performance. Les enregistrements de service peuvent également être une documentation électronique ou écrite de l’historique du compte d’un client, y compris les commandes, le dépannage et les demandes de service.
Dans l’industrie des télécommunications, un enregistrement de service est également appelé enregistrement de service client (CSR). Le dossier reste dans le dossier de la compagnie de téléphone et lie certaines informations client à des numéros de téléphone spécifiques. Il contient également des paramètres techniques et de câblage spécifiques. Les CSR sont utilisés pour valider les demandes de service, y compris le portage des numéros de téléphone entre les opérateurs.
Les informations contenues dans ces dossiers peuvent être assez spécifiques. Il peut inclure le nombre de lignes desservies à une adresse ou à un emplacement spécifique. Chaque type de ligne téléphonique sera précisé, y compris les frais que la compagnie de téléphone perçoit. Les frais peuvent être divisés en frais de service et en frais et taxes imposés par le gouvernement.
Les CSR contiennent généralement quatre sections principales. Les données telles que les numéros de compte, les numéros de client et les descriptions de service sont contenues dans un enregistrement d’en-tête. La section de liste détaille les informations d’annuaire du service, y compris si des numéros de téléphone spécifiques sont répertoriés et dans quels annuaires ils sont répertoriés. Les sections de facture et de service contiennent des informations de facturation et des fonctionnalités de ligne téléphonique.
Une autre définition d’un dossier de service est la documentation que la plupart des entreprises conservent sur les postes occupés par les employés pendant leur mandat. Les personnes qui ont servi dans l’armée ont souvent un dossier de service qui détaille les grades, les taux de rémunération, les dates de libération et les raisons. Les entreprises du secteur privé peuvent conserver des informations de base, les dates d’emploi, les postes occupés, les taux de rémunération et les évaluations de rendement.
Certaines informations contenues dans les dossiers des employés peuvent être divulguées dans certaines circonstances. La vérification des références peut être utilisée pour vérifier les informations contenues dans le dossier de service d’un employé par téléphone ou par le biais de systèmes de bases de données électroniques. En fonction de la législation du travail de la région, seules les données sur les dates d’emploi, le statut, les postes et le statut de réembauche de l’employé peuvent être publiées. Les données d’évaluation des performances peuvent ne pas être diffusées en raison d’implications potentielles de diffamation et de références négatives.
De nombreuses sociétés de services conservent des registres de tous les contacts entre les clients et leurs représentants. Ces informations peuvent être stockées dans des bases de données électroniques auxquelles plusieurs représentants sont autorisés à accéder. Les informations contenues dans le dossier de service détailleront généralement les coordonnées du client et les informations de facturation. Plus important encore, il détaillera toutes les transactions qui ont eu lieu avec un représentant du service, ainsi qu’un point culminant des conversations qui ont eu lieu.