Un bon de travail de service est une demande de services sur un document formel qui fournit autant d’informations que possible sur la situation afin qu’une personne appropriée puisse remplir le bon de travail. Les ordres de travail de service agissent comme une documentation formelle d’un ordre d’effectuer un travail. En cas de problème, il sera possible de consulter l’ordre pour en savoir plus sur ce qui a pu se passer, ou pour faire appliquer une demande faite dans les limites et les règles de l’organisation.
La plupart des organisations ont un formulaire qu’elles utilisent pour les ordres de travail de service. La personne remplissant le document doit fournir ses coordonnées et son autorisation pour indiquer que la commande est légitime. Cela peut nécessiter une contre-signature ou une autre approbation d’une personne habilitée à finaliser les bons de travail. Le document détaille le problème, les services qui doivent être fournis et toutes les notes pertinentes. Cela peut indiquer que l’ordinateur d’une secrétaire a un virus, par exemple, et demandera au service informatique d’envoyer un technicien pour résoudre le problème.
Les ordres de travail de service peuvent également avoir des notes documentant l’urgence associée à l’ordre. Certains projets peuvent être urgents et nécessitent une attention immédiate, comme par exemple si un client n’a pas de service téléphonique et que la compagnie de téléphone a besoin d’un technicien pour surveiller la ligne. D’autres questions peuvent être moins opportunes et pourraient être reportées ou reprogrammées si nécessaire. Le bon de travail de service peut inclure une cote d’urgence ou un délai au profit du service après-vente.
Lorsqu’un service reçoit un ordre de travail de service, il peut saisir les détails dans un système informatique pour ouvrir un enregistrement et affecter un technicien à la tâche. Certaines entreprises utilisent des systèmes automatisés qui peuvent paginer les travailleurs sur le terrain ou lorsqu’ils travaillent autour d’un bâtiment. Ceux-ci peuvent permettre une reprogrammation en temps réel pour répondre aux besoins changeants. Le technicien apporte le bon de travail sur le site, effectue le travail et signe pour indiquer que la commande est terminée.
L’exécution d’un ordre de travail de service peut nécessiter plusieurs visites si un technicien a besoin de pièces ou d’équipements spéciaux. Le destinataire du travail peut également devoir signer avec le technicien pour indiquer que le service a été effectué et qu’il est satisfaisant. En cas de litige concernant une étape du processus, comme une réclamation selon laquelle le travail n’a pas été effectué, l’ordre de travail de service peut fournir des informations et un contexte pour résoudre le problème.