Une politique de dépenses est un plan d’action logique et organisé qui est utilisé pour déterminer comment les ressources disponibles sont dépensées. Une politique de ce type est souvent utilisée par les gouvernements ainsi que par les entreprises et facilite le processus de contrôle des dépenses. L’élaboration d’une politique de dépenses viable est cruciale pour l’exploitation continue d’une entreprise, car elle permet de garantir que les biens et services nécessaires à l’exploitation sont disponibles et que l’argent n’est pas gaspillé pour des éléments non essentiels.
Lors de l’élaboration d’une politique de dépenses d’entreprise, il est important d’identifier non seulement le type de dépenses nécessaires pour l’opération en cours, mais également de hiérarchiser ces dépenses afin que les biens soient achetés en temps opportun. Cela présente plusieurs avantages pour l’entreprise. En planifiant les dépenses selon des directives d’achat spécifiques, il est possible de maintenir les stocks dans des limites raisonnables et d’éviter de payer des taxes sur les marchandises qui restent stockées pendant de longues périodes. En outre, l’établissement de règles de dépenses qui contrôlent le processus de dépenses signifie que les ressources sont disponibles pour faire face aux problèmes imprévus, plutôt que d’être immobilisées dans l’inventaire existant.
La rédaction d’une politique de dépenses ressemble beaucoup à la rédaction d’un budget, en ce sens qu’il est nécessaire de déterminer les types d’achats nécessaires, le moment où ces achats doivent avoir lieu et les quantités qui peuvent être autorisées avec l’achat de chaque bien ou service. De nombreuses entreprises disposent d’un service achats qui est chargé de s’assurer que la politique de dépenses est respectée. Cela se traduit souvent par une structure dans laquelle les départements soumettent des demandes de biens nécessaires pour examen par un agent d’achat. L’agent évalue la demande et, si elle est approuvée, attribue un bon de commande à la demande et autorise la passation de la commande. Cette approche facilite le traitement des paiements aux fournisseurs et le suivi de ces dépenses à la lumière du budget défini pour chaque service au sein de la structure de l’entreprise.
Au mieux, une politique de dépenses permet à une entreprise d’utiliser ses ressources financières de la manière la plus prudente possible, aboutissant finalement à la production de biens et de services qui sont vendus aux clients et génèrent des revenus. Quand une politique de dépenses est incomplète ou maloui
défini, les chances de maintenir les dépenses dans des limites raisonnables et d’augmenter le résultat net de l’entreprise sont considérablement réduites, parfois au point de provoquer la faillite de l’entreprise.
SmartAsset.