O Formulário W-9 do Internal Revenue Service (IRS) é geralmente usado para coletar informações pertinentes sobre um contratante independente ou freelancer dos Estados Unidos. Este formulário fornece uma maneira oficial para empresas e empresários protegerem informações de identificação sobre as pessoas que pagam. As empresas usam as informações que coletam ao preencher os formulários exigidos com o IRS e ao fornecer formulários informativos ao contratante. Uma empresa que contrata empreiteiros independentes mantém um desses formulários em arquivo para cada empreiteiro. Às vezes, as instituições financeiras que pagam juros e dividendos também usam o formulário W-9.
A maneira correta de usar um formulário W-9 depende da função da pessoa que o está usando. Se uma empresa contrata empreiteiros independentes ou freelancers, ela dá uma cópia em branco do formulário a cada empreiteiro que contratar. Depois que o contratante o preenche e o devolve à empresa, ele é mantido no sistema de arquivos da empresa. Se o empreiteiro se mudar ou passar por outras mudanças, incluindo uma mudança no nome da empresa, ele deve preencher um novo W-9.
Se a pessoa que usa o formulário W-9 for um contratante independente ou freelancer, seu trabalho é preencher o formulário, assiná-lo e datá-lo e devolvê-lo à empresa que o solicitou. Isso envolve fornecer seu nome completo conforme consta em sua declaração de impostos e seu nome comercial oficial, se ele usar um. O contratante independente também deve selecionar seu tipo de organização empresarial. Por exemplo, uma pessoa que é o único proprietário de seu negócio ou um freelancer solitário geralmente marcará a caixa de indivíduo / único proprietário. Existem também caixas de seleção para corporações, parcerias e sociedades de responsabilidade limitada.
Em seguida, o contratante fornece seu endereço completo e número de segurança social. Se ele tiver um número de identificação do empregador (EIN), ele pode fornecê-lo em vez do número do seguro social. Se o indivíduo estiver isento de retenção na fonte, ele marcará a caixa com o rótulo “Beneficiário Isento” também.
A próxima etapa para preencher o formulário W-9 é assiná-lo. Quando uma pessoa assina este formulário, ela atesta que não está sujeita a retenção na fonte. Se uma pessoa está sujeita à retenção na fonte, a empresa que lhe paga o dinheiro retém 28% de seu dinheiro em nome do IRS. Isso pode ocorrer se houver uma discrepância entre as informações fornecidas no formulário e os registros que o IRS possui. Um indivíduo também pode ter dinheiro retido se ele deve impostos atrasados e foi notificado de que está sujeito à retenção na fonte.