Um sistema de reunião é uma técnica usada para fazer com que reuniões, conferências ou outras reuniões de indivíduos ocorram com mais tranqüilidade, tomem decisões mutuamente aceitáveis ou, de outro modo, cumpram uma meta. Existem muitos sistemas de reuniões diferentes disponíveis para empresas, grupos ou órgãos governamentais para facilitar efetivamente as reuniões. O sistema de reuniões utilizado é geralmente decidido pela gerência de uma empresa ou acordado por maioria de votos dentro de um grupo. Um sistema pode ser estruturado ou não estruturado e geralmente é limitado por certas regras e restrições de tempo.
“Regras de ordem de Robert” é um sistema de reunião comum usado por muitas empresas e órgãos parlamentares. O sistema foi desenvolvido no início do século XX e emprega uma série de regras para a condução de uma reunião. As reuniões realizadas com o Regulamento da Ordem de Robert geralmente têm um presidente ou presidente que supervisiona os eventos. As regras determinam quem deve falar, quanto tempo essa pessoa fala, como os itens são votados e a ordem dos eventos na reunião. O sistema pode ser modificado para atender às necessidades de uma empresa ou alterado por uma entidade governamental que o utiliza. A vantagem desse tipo de sistema é que muitas vezes impede longos debates de monopolizar o tempo nas reuniões e fornece um processo ordenado para a realização dos objetivos. A desvantagem é que as regras são complexas e demoradas e, portanto, muitos funcionários podem não estar familiarizados com todo o sistema.
O espaço aberto é um sistema de reunião muito menos estruturado e geralmente usado por uma empresa em uma conferência, retiro ou até uma reunião semanal da equipe. Sob esse sistema, uma meta ou vários objetivos são fornecidos no início aos participantes. As pessoas presentes dividem-se em grupos e usam processos criativos para tentar atingir a meta durante o curso do evento. Um sistema de reunião em espaço aberto é eficaz para envolver a maioria dos funcionários ou participantes no processo, mas a falta de estrutura nesse sistema pode não ser apropriada para todas as empresas.
As empresas que têm funcionários em várias localizações geográficas geralmente podem usar um sistema de reunião online. Sites ou programas de software permitem que uma pessoa realize uma reunião pela Internet. Esses programas costumam ter um sistema de votação que pode ser utilizado para decidir questões e permitir que os participantes participem por meio de bate-papo na Internet ou por tecnologia de voz. O organizador pode usar este sistema de reunião para silenciar chamadas telefônicas dos participantes e decidir sobre a ordem dos eventos e quem pode falar quando. Esses sistemas geralmente permitem que os usuários façam apresentações em PowerPoint, mostrem vídeos e usem a tecnologia de compartilhamento de tela para fins de treinamento e para atingir outros objetivos.
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