Um registro de ações é um banco de dados mantido por uma empresa para rastrear o histórico de suas emissões de ações. Esse banco de dados contém informações detalhadas sobre as ações da empresa e é usado para registrar informações sobre os acionistas da empresa. Para empresas de capital aberto, manter um registro de ações preciso e completo é fundamental para garantir que a empresa tenha informações precisas disponíveis em todos os momentos sobre suas ações e acionistas.
O registro de ações inclui dados sobre emissões de ações, recompras e aposentadorias para que a empresa saiba quantas ações em circulação possui em um determinado momento. Para cada ação detida por um acionista, a entrada tem um número exclusivo para identificar a ação e contém informações sobre o proprietário, incluindo nome, endereço e valor nominal da ação no momento em que foi comprada. As datas que indicam quando as emissões foram feitas e quando o estoque foi comprado também são incluídas no registro de estoque para permitir que a empresa rastreie seu estoque ao longo do tempo.
Quando alguém que possui ações sofre um roubo ou perda que requer a substituição de um certificado de ações, o registro de ações é usado para verificar a reclamação e as informações sobre a substituição são anotadas. Da mesma forma, quando o estoque é vendido, ele deve ser registrado novamente com informações sobre o novo proprietário e a transferência. O pessoal encarregado de administrar o cadastro de ações tem a responsabilidade de mantê-lo atualizado e o mais completo possível.
As pessoas que possuem ações são responsáveis por garantir que as informações do cadastro estejam corretas. Se as pessoas mudarem de nome ou mudarem de nome, essas informações devem ser registradas para garantir que recebam dividendos e tenham permissão para votar nas questões submetidas à votação dos acionistas. Deixar de manter registros precisos pode se tornar um problema se os estoques forem transferidos ou outros problemas surgirem. Em caso de perda, por exemplo, se o registro tiver informações desatualizadas, verificar a propriedade das ações pode exigir uma papelada substancial.
O registro de ações mostra quem possui ações de uma empresa, descreve os direitos de voto associados a certos tipos de ações e fornece outras informações sobre a propriedade de uma empresa e o histórico das ações da empresa. Além de ser importante para a condução de negócios, também pode ser um recurso histórico valioso. Os historiadores podem estar interessados em revisar antigos registros de ações e compartilhar certificados para aprender mais sobre a história de uma empresa ou setor ou para coletar informações sobre um determinado período de tempo.