Um supervisor de compras é um tipo de gerente responsável pelo grupo de compras. Como parte de seu trabalho, os supervisores de compras dão suporte às operações de negócios revisando requisições de compra, aprovando variações de preço de compra e controlando custos excessivos e obsoletos. Se o supervisor de compras for empregado por uma instalação de manufatura, ele também será responsável por trabalhar com o gerenciamento de programas e programadores de produção para determinar quando o material estará disponível para as operações de construção de produtos.
Requisições de compra são as solicitações de compra de produtos para suporte de pedidos de clientes. Um supervisor de compras revisa as requisições de compra e determina o que precisa ser pedido. A entrada real do pedido é realizada pelos compradores que trabalham para o supervisor de compras. Normalmente, essas requisições de compra são uma saída de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Antes de autorizar os compradores a fazer pedidos com os fornecedores, o supervisor de compras se reunirá com membros da equipe de gerenciamento para confirmar que a demanda de pedidos dos clientes e a capacidade da fábrica são suficientes para dar suporte a esses pedidos.
As variações de preço de compra (PPV) resultam de um preço unitário cotado superior ao preço unitário padrão carregado no sistema ERP. Um PPV desfavorável pode potencialmente fazer com que a empresa obtenha menos lucro; portanto, o supervisor de compras deve revisar quaisquer PPVs desfavoráveis para determinar a causa. Se a causa for devida a problemas induzidos pelo cliente, como solicitações em tempo de entrega ou quantidades menores necessárias do que as citadas originalmente, o gerente de compras enviará uma solicitação ao gerente do programa para recuperar o PPV do cliente. Se a causa estiver relacionada a erro do comprador ou outros problemas não induzidos pelo cliente, o supervisor de compras executará a análise da causa raiz e fornecerá treinamento adicional ou atualizações de processo conforme necessário para impedir que o problema ocorra no futuro.
Os gerentes de compras também são responsáveis pelo controle de custos excessivos e obsoletos. Excesso é a quantidade de material de propriedade de uma empresa que é maior que a demanda fornecida pelo cliente. Obsoleto refere-se a qualquer material que tenha demanda zero, portanto, sem uso. Os supervisores de compras revisam periodicamente os detalhes do material disponível e do pedido para garantir que não haja material ocioso.
Caso uma mudança na demanda do cliente cause excesso de material, o supervisor de compras trabalhará com os compradores e tentará devolver o excesso ao fornecedor original. Após a devida diligência, qualquer material ainda ocioso geralmente é submetido a uma reclamação em excesso ao cliente para pagamento. O material obsoleto geralmente ocorre devido a uma alteração de engenharia que pode ter removido um componente específico da lista de materiais. O departamento de compras tentará devolver as peças ou encontrar outra maneira de usá-las. Se não der certo, uma reivindicação obsoleta será enviada ao cliente.