I sistemi ERP usano spesso la tecnologia EDI per facilitare la comunicazione tra le imprese. EDI, una tecnologia rilasciata negli anni ’80, è stata utilizzata per trasmettere documenti elettronici sia all’interno che tra le imprese. ERP lavora per gestire le risorse interne ed esterne di un’organizzazione, contribuendo a migliorare la comunicazione e il processo decisionale consolidando i processi e le operazioni aziendali. ERP ed EDI lavorano insieme per rendere i programmi più efficienti aggiungendo potenziali strutture di comunicazione e tecnologie di gestione della catena di fornitura alle imprese.
EDI ha sostituito i metodi tradizionali di comunicazione aziendale, ad esempio telefono e fax, con mezzi elettronici di trasmissione dei documenti. L’uso dei computer per lo scambio elettronico di comunicazioni e documenti ha notevolmente ridotto i costi amministrativi. Sebbene i sistemi ERP ed EDI possano lavorare insieme per integrare tutti i membri di un’azienda nello stesso sistema di comunicazione e database, EDI non richiede ERP. EDI può essere eseguito semplicemente con un computer e l’accesso a Internet.
I sistemi ERP coordinano la gestione della catena di approvvigionamento con lo scambio di comunicazioni EDI tra le organizzazioni per semplificare le attività amministrative. I sistemi ERP possono ridurre l’errore umano, rendere l’azienda più efficiente in termini di costi e aiutare nella comunicazione, essenzialmente amplificando i vantaggi originali che EDI ha apportato al business tradizionale. I sistemi ERP ed EDI riducono insieme la quantità di documenti necessari per comunicare tra le imprese.
Nell’ambito della gestione della catena di approvvigionamento, EDI è la tecnologia che si concentra sulla fornitura di comunicazioni elettroniche tra le imprese. Questa comunicazione può includere ordini, avvisi di pagamento e verifica della spedizione. Poiché molte aziende utilizzano una forma di EDI, molti sistemi ERP includono la tecnologia EDI nei loro programmi. Insieme, i sistemi ERP ed EDI assicurano che questi documenti siano standardizzati in base agli standard industriali e legali.
Le società di consulenza e le organizzazioni hanno spesso specialisti ERP ed EDI per aiutarli a gestire i requisiti di sistema. Gli specialisti EDI gestiscono metodologie di traduzione e tecniche di interfacciamento e supportano i sistemi di partnership EDI. Gli specialisti ERP comprendono le esigenze e i processi dell’organizzazione e lavorano per costruire un sistema ERP per soddisfare queste esigenze. Entrambi gli specialisti ERP ed EDI possono anche lavorare per formare gli utenti per sfruttare al meglio i sistemi che operano all’interno di un’azienda.
Extensible Markup Language, o XML, è sostenuto da alcuni come un sostituto dell’EDI in alcune organizzazioni. Mentre XML è di natura simile a EDI, è considerato diverso a causa del modo in cui ogni tecnologia struttura i dati che contiene. Attualmente, il formato XML è troppo grande e manca di standard per implementarlo su scala industriale quanto la tecnologia EDI. XML non costituisce tuttavia una minaccia per l’EDI, poiché tutte le forme di e-commerce supportano ulteriori progressi nella comunicazione elettronica, supportando così la tecnologia EDI.