I sistemi contabili utilizzano una serie di libri mastri e giornali per registrare e classificare le varie transazioni in cui un’azienda si impegna. Le registrazioni contabili rappresentano le transazioni in questi libri, con i contabili che in genere le etichettano come voci di giornale. I vari tipi di movimenti contabili includono quelli in subledger e giornali. Ognuna di queste due categorie ha libri diversi che contengono transazioni specifiche per una più facile consultazione in un secondo momento. La contabilità in partita doppia richiede sia un dare che un credito per ogni partita.
La contabilità classica ha due requisiti che i contabili devono sempre seguire quando registrano le transazioni commerciali nei libri contabili. Innanzitutto, in ogni voce devono essere presenti un debito e un credito per bilanciare l’equazione contabile. In secondo luogo, le registrazioni contabili devono sempre risultare in attività pari a rivendicazioni contro tali attività, indipendentemente dal fatto che le richieste siano presentate da parti interessate esterne o dal proprietario. Ogni subledger e journal deve seguire queste regole; in caso contrario, i libri contabili risulteranno sbilanciati. Inoltre, possono verificarsi errori nei libri a causa di voci sbilanciate inserite nei vari conti contabili.
Il libro mastro generale porta spesso il moniker il libro di entrata originale. Ciò significa che i dati aggregati di altri subledger e giornali vengono riportati nella contabilità generale. Pertanto, tutti i movimenti contabili che interessano i registri secondari e i giornali di registrazione influiscono anche sulla contabilità generale. Ad esempio, i subledger comuni includono debiti, crediti, buste paga e altri. Ciascuno di questi subledger ha il proprio gruppo di voci di registro, che portano nomi che rappresentano i subledger in cui sono registrati.
I giornali sono libri cronologici di entrata in un sistema contabile. Queste riviste hanno un uso alquanto limitato; conservano solo le transazioni relative a vendite, acquisti e ricevute di cassa, insieme a esborsi in contanti e registrazioni generali. In breve, tutte le voci contabili rientrano in uno di questi giornali. Ad esempio, l’acquisto di scorte genera un addebito nel giornale di registrazione acquisti e un credito nel giornale di registrazione esborsi di cassa. Altre voci entrano nei giornali in modo simile, mantenendo l’equilibrio dei libri contabili della società.
I contabili possono registrare voci contabili per tutto il mese nei rispettivi giornali per ciascuna transazione. Ciò garantisce che i libri siano sempre aggiornati e che nessuna transazione non venga registrata nei diari. I diversi tipi di scritture contabili non contano – vendite, acquisti, incassi o esborsi – purché siano accurati e validi per i libri contabili.
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