I sistemi di gestione automatizzata aiutano le aziende competitive a semplificare i loro sistemi aziendali. Il software automatizzato può eliminare molte attività aziendali noiose e dispendiose in termini di tempo, rendendo più efficace la gestione aziendale. I vantaggi di un sistema di gestione automatizzato opportunamente selezionato e utilizzato correttamente includono il controllo dei processi, una più chiara visibilità delle operazioni, una razionalizzazione della catena di approvvigionamento e una memorizzazione e un richiamo delle informazioni più efficienti. Tali sistemi possono anche aiutare un’azienda ad aumentare l’efficienza, a rendere responsabile il personale, aumentare il servizio clienti e apportare maggiore valore all’azienda.
Le funzionalità di visualizzazione del dashboard della maggior parte dei sistemi automatizzati possono aiutare la gestione a ottenere rapidamente un quadro chiaro delle operazioni consentendo l’accesso immediato alle informazioni sulla gestione della qualità, agli aggiornamenti del personale e alle statistiche informative. I risultati aziendali superiori spesso derivano da una comprensione complessa delle prestazioni e dei punti di forza del business e una maggiore visibilità può portare a un migliore controllo sui processi. Il software di visibilità può anche trasmettere in streaming feed video effettivi sulla gestione degli impianti o sui piani di produzione in qualsiasi momento, rendendolo accessibile da qualsiasi posizione.
Spesso nelle industrie competitive la conoscenza è potere e l’accesso a banche dati e biblioteche di informazioni può aiutare a fornire questo potere. I sistemi informativi di gestione forniscono accesso immediato ai dati storici e in tempo reale per aiutare ad aumentare la gestione efficace. I programmi sono composti da hardware e software automatizzato e hanno la capacità di confrontare i dati di tutti i dipartimenti necessari. Di solito sono progettati per archiviare, eseguire il backup e gestire anche tutti i file e i documenti.
I processi interni come la gestione dell’inventario, la pianificazione del prodotto e il servizio clienti possono spesso essere gestiti più facilmente dal software ERP (Automated Enterprise Resource Planning). Attraverso l’identificazione a radiofrequenza (RFID) e altre tecnologie di tracciamento e identificazione, i programmi ERP gestiscono le interazioni della catena di approvvigionamento, come fatturazione, tracciamento degli ordini e interazione con i fornitori. Ad esempio, quando l’inventario raggiunge un livello prestabilito, i sistemi ERP inviano moduli di riordino ai fornitori. I siti di acquisto e consegna su Internet utilizzano spesso un sistema ERP, poiché i tempi di risposta devono essere rapidi e gli ordini spesso personalizzati.
I sistemi di gestione automatizzata possono aiutare a ridurre la ridondanza completando in modo rapido e accurato compiti che richiederebbero un essere umano molto più a lungo e probabilmente comporterebbero più errori. Un esempio di ciò è l’outsourcing dei dipartimenti delle risorse umane. Il software di gestione delle risorse umane automatizza il calcolo e l’emissione delle buste paga, registra gli aggiornamenti dei dipendenti e lo stato delle prestazioni, nonché invia avvisi. I sistemi di gestione automatizzata riducono il tempo, i dipendenti e l’errore umano dai processi che un tempo richiedevano più persone e tempo per essere completati.
La responsabilità del personale può anche essere aumentata da sistemi di gestione automatizzati che sono programmati per assegnare e tenere traccia del completamento delle responsabilità dei lavoratori. Questo può essere fatto sotto forma di quote, registri di comunicazione e revisioni delle attività. I registri delle informazioni richiedono ai dipendenti di documentare i propri contatti, creando opportunità di valutazione basate su dati qualitativi. Questi programmi possono aiutare a incoraggiare la crescita dei dipendenti e mantenerli consapevoli dei loro compiti, risultati e produttività.
La soddisfazione del cliente può essere migliorata anche dai sistemi automatizzati di gestione delle relazioni. Tutte le comunicazioni e le informazioni dei clienti vengono archiviate in modo digitale, diventando disponibili da più posizioni. Questo aiuta a garantire una rapida risoluzione delle controversie e crea opportunità per capitalizzare ulteriori vendite. Lettere, fax, e-mail, SMS e altre forme di comunicazione si distribuiscono automaticamente tramite software automatizzato. Le comunicazioni di massa personalizzate attraverso sistemi di gestione automatizzata delle risorse possono essere progettate per riflettere le informazioni su misura per le tendenze o gli interessi di acquisto storici di un cliente.
I vantaggi dei sistemi di gestione automatizzata possono portare a un aumento del valore aziendale, che spesso porta a una maggiore redditività. Per aumentare la probabilità di ciò, il sistema automatizzato e il software aziendale devono essere utilizzati in modo efficiente. L’uso del sistema deve fornire un valore maggiore rispetto agli alti costi di acquisto, implementazione e formazione dei dipendenti.