Le flux de travail fait référence à l’ordre dans lequel le travail est effectué et s’il est géré avec succès, le flux de travail peut augmenter la rentabilité. Le temps gagné peut entraîner une réduction des coûts d’exploitation et une augmentation des revenus. Les stratégies efficaces qui aident à gérer le flux de travail comprennent la planification logique, la gestion du temps et la responsabilité des employés.
Sélectionnez uniquement les étapes logiques à accomplir dans le système de flux de travail. Une étape est appelée activité dans le langage de la gestion des flux de travail. Une personne ou une machine complète chaque activité pour gérer le flux de travail. Le superviseur ou le gestionnaire doit communiquer les activités du flux de travail avec précision afin que chacun comprenne exactement quoi faire et comment il doit gérer le flux de travail. L’ordre de travail et les activités doivent être rédigés sous forme de graphique simple pour plus de clarté.
La gestion du temps est une stratégie importante pour aider à gérer le flux de travail. Par exemple, le temps prévu pour vérifier les e-mails ou passer des appels téléphoniques permet moins d’interruptions du flux de travail que de s’arrêter toutes les quelques minutes pour effectuer des tâches aussi petites, mais souvent chronophages. La stratégie organisationnelle est également un bon moyen de gérer le flux de travail en accomplissant des activités au sein du système de flux de travail sans perdre de temps à rechercher les matériaux nécessaires à la réalisation des projets. De plus, un seul projet à la fois devrait occuper l’espace de bureau. D’autres projets peuvent être étiquetés et stockés loin du bureau principal – peut-être dans un panier d’entrée/sortie étiqueté avec des dates limites.
La responsabilisation, dans le cadre du système de flux de travail, aide à gérer le flux de travail en établissant une norme de travail. Ceux qui exécutent les activités doivent assumer la responsabilité de la façon dont ils gèrent le flux de travail afin de mener à bien toutes les activités nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Cependant, si un employé doit gérer le flux de travail selon une certaine norme, il doit participer à la définition d’objectifs liés à la performance de son flux de travail. Le superviseur ou le gestionnaire devrait également aider à développer et à surveiller les progrès de l’employé.