La rédaction d’une proposition d’offre implique le calcul des tarifs, la rédaction de contenu de vente et la mise en place d’une présentation professionnelle. Afin de calculer les tarifs, une personne doit comprendre ses coûts, rechercher la concurrence et déterminer si de nouveaux équipements ou fournitures seront nécessaires. Après avoir calculé les coûts, un taux de majoration ou un montant doit être ajouté à ce chiffre et comparé aux concurrents. Avec ce chiffre final, la proposition peut être créée avec une lettre de motivation, les détails du service proposé, une copie de vente et une offre. Que la proposition de soumission soit soumise par courrier électronique ou postal, la présentation doit être professionnelle, avec un en-tête, sans fautes d’orthographe ou de grammaire et une bonne organisation.
Le calcul du prix d’une proposition d’offre est l’une des premières étapes de sa rédaction. Le calcul doit inclure tous les coûts associés au projet, tels que les matériaux, la main-d’œuvre et les mises à niveau. Si de nouveaux équipements ou de nouvelles machines doivent être achetés pour terminer ce projet, le coût total de celui-ci doit être inclus, à moins qu’il ne soit également utilisé pour de futurs projets – s’il est utilisé pour de futurs projets, il est acceptable de n’inclure qu’une fraction du coût dans le calcul. Après avoir additionné tous les coûts, un taux de majoration ou un montant doit être inclus afin de réaliser un profit. Si l’on n’est pas sûr de ce que devrait être ce taux, il peut être utile de rechercher les taux des concurrents.
La rédaction de la proposition d’offre commence par une lettre qui comprend le remerciement de l’entreprise pour l’opportunité de soumettre une offre, décrivant le service ou le produit proposé et décrivant la prochaine étape pour obtenir l’offre. Lors de la description du service proposé, la proposition de soumission doit inclure en quoi l’entreprise diffère des concurrents, comment le service répond à leurs besoins spécifiques et à quoi s’attendre comme résultat final. La lettre doit également indiquer ce que l’entreprise doit faire pour garantir l’offre, comme signer un contrat ci-joint, verser un acompte ou planifier une réunion en face à face.
Tous les documents justificatifs doivent être joints à la lettre de proposition de soumission. Certains clients ont besoin d’échantillons de travaux antérieurs, de lettres de recommandation ou d’un curriculum vitae, par exemple. Les documents doivent être présentés dans l’ordre indiqué par le client et revérifiés pour s’assurer qu’il ne manque rien. Si la lettre doit être envoyée par courrier ordinaire, une grande enveloppe doit être utilisée pour créer une présentation plus agréable qu’une enveloppe standard surchargée. De plus, les documents doivent être exempts de plis, propres et soigneusement agrafés ensemble. Si la proposition doit être envoyée par e-mail, l’e-mail doit immédiatement afficher la lettre avec les documents justificatifs joints dans un format de fichier facile à télécharger.