In parole semplici, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono misure di realizzazione, strumenti utilizzati dalle organizzazioni per tracciare i loro progressi e il successo nel raggiungimento dello scopo dell’organizzazione. Consistono in una serie di obiettivi misurabili predeterminati per un’organizzazione e possono coinvolgere qualsiasi aspetto di un’organizzazione considerato vitale per il suo successo. Per creare KPI efficaci, un’organizzazione deve avere una missione con obiettivi e obiettivi chiaramente definiti. Gli obiettivi vaghi, come quello di essere i migliori del settore, ad esempio, non funzioneranno perché troppo ampi. Gli obiettivi devono essere espressi in termini misurabili e concordati da coloro che sono coinvolti nell’organizzazione.
Gli indicatori chiave di prestazione possono essere presentati in qualsiasi combinazione di report, fogli di calcolo o grafici. Forniscono un’istantanea visiva in tempo reale della forza di un’azienda o organizzazione sulla base di specifiche misure predefinite. Il metodo in cui vengono visualizzati varia in quanto dipende in gran parte dall’obiettivo misurato e dal suo pubblico di destinazione.
Queste misure variano da un’organizzazione all’altra, a seconda del tipo di attività e dei suoi obiettivi, e possono essere sia finanziarie che non finanziarie. Ad esempio, una società di autotrasporti può utilizzare il confronto tra il numero di incidenti con camion che coinvolgono i conducenti che si sono verificati per distanza percorsa alla media nazionale. Questo sarebbe un modo per tenere traccia dei loro record di sicurezza. Una struttura sanitaria di emergenza può utilizzare il tempo medio di attesa per il trattamento dei pazienti per ora del giorno, il che consentirebbe loro di determinare se sono desiderabili adeguamenti ai livelli di personale o alla formazione.
Analogamente, una società che si occupa di vendite può utilizzare la percentuale di nuovi clienti a cui sono stati riferiti i clienti esistenti come indicatore chiave di prestazione. La stessa società di vendita potrebbe anche utilizzare un confronto percentuale tra i profitti dell’anno corrente e i profitti dell’anno precedente con un obiettivo di una percentuale specifica ogni anno.
Una volta definito un indicatore di prestazioni chiave, raramente viene modificato a meno che gli obiettivi effettivi dell’organizzazione cambino. In effetti, per essere utile, è molto importante che questi obiettivi mantengano costantemente la stessa definizione di anno in anno in modo che i progressi dell’organizzazione possano essere monitorati efficacemente. In questo modo, è possibile riesaminare le pratiche commerciali e / o la pianificazione strategica in caso di diminuzione dei progressi verso obiettivi definiti.