L’etichetta del telefono aziendale non è particolarmente complicata, sebbene sia certamente importante, e molte delle regole che si applicano all’etichetta del telefono corretta per le chiamate personali possono applicarsi alle chiamate aziendali. Vi sono, tuttavia, alcune eccezioni e qualcuno in genere non dovrebbe dimostrare la familiarità durante una chiamata di lavoro che potrebbe mostrare mentre parla con gli amici. In generale, qualcuno dovrebbe parlare chiaramente nel ricevitore, essere educato mentre è al telefono e anche ringraziare l’altra persona per il tempo trascorso alla fine di una chiamata, quando appropriato. L’etichetta del telefono aziendale in genere prende in considerazione anche i ruoli di ogni persona al telefono, poiché un datore di lavoro durante una chiamata può avere obblighi diversi rispetto a un dipendente.
Non ci sono necessariamente regole rigide e veloci per coprire ogni elemento dell’etichetta del telefono aziendale, ma ci sono alcune linee guida generali che possono essere considerate durante una chiamata di lavoro. Molti di questi suggerimenti, tuttavia, dipendono molto dal ruolo di ogni persona durante una telefonata. Ad esempio, se qualcuno sta chiamando per parlare con un potenziale datore di lavoro di un colloquio di lavoro o sta parlando con il suo capo, allora ci sono diversi ruoli di potere in atto. Una persona si trova in una posizione subordinata rispetto all’altra e dovrebbe essere particolarmente attenta a rimanere rispettosa ed educata durante la chiamata.
La persona in una posizione di potere durante una telefonata di lavoro potrebbe non essere così osservata per osservare aspetti dell’etichetta del telefono di lavoro, anche se è comunemente considerata educata farlo. La cortesia, in generale, è un aspetto fondamentale dell’etichetta del telefono aziendale e qualcuno che effettua una chiamata di lavoro dovrebbe essere sicuro di rimanere educato e rispettoso nei confronti dell’altra persona. Qualcuno che chiama un’altra persona per una chiamata di lavoro dovrebbe anche presentare se stesso, se un breve identificatore per qualcuno che chiama un’altra persona con cui ha familiarità o un’introduzione più formale per una chiamata iniziale.
La corretta etichetta del telefono aziendale in genere include anche una persona che ringrazia l’altra persona per il tempo trascorso al termine di una chiamata, spesso dettato dalle posizioni di potere di ciascuna persona sulla chiamata. Una buona linea guida generale è che qualcuno tenti di trattare un’altra persona come vorrebbe essere trattata durante una telefonata. Qualcuno non dovrebbe in genere mettere in attesa un’altra persona durante un’importante telefonata aziendale, poiché ciò può indicare che qualcos’altro è più importante dell’attività svolta per telefono. Parlare chiaramente è anche un aspetto importante dell’etichetta del telefono aziendale per evitare errori di comunicazione ed è particolarmente vitale per le chiamate in conferenza o le chiamate effettuate tramite un telefono vivavoce.