L’allocazione dei costi è il processo di identificazione e assegnazione dei costi dei servizi necessari per la gestione di un’azienda o altro tipo di entità. A differenza di una classificazione dei costi, l’allocazione è meno preoccupata dall’importo effettivo del costo e più preoccupata dall’allocare o assegnare il costo all’unità corretta all’interno dell’organizzazione. Da questo punto di vista, l’allocazione dei costi può essere vista come uno strumento che aiuta a tenere traccia di tutti i costi associati all’operazione in corso in modo più efficiente, poiché ogni costo è associato a specifici dipartimenti o gruppi di dipartimenti all’interno dell’organizzazione.
Un semplice esempio di allocazione dei costi sarebbe il salario o stipendio di un dipendente assegnato a lavorare in un dipartimento specifico. In un ospedale, un’infermiera viene normalmente assegnata a un’ala o un piano specifici, con i costi assegnati all’operazione generale di quell’unità. Finché l’infermiera continua a svolgere il turno assegnato all’interno di quell’unità, lo stipendio e le prestazioni maturate sono associati a quell’unità. Tuttavia, se l’infermiere è chiamato a compilare un altro piano o unità, come trascorrere un intero turno di lavoro al pronto soccorso, lo stipendio e i benefici guadagnati per quel periodo di tempo potrebbero benissimo essere assegnati all’unità in cui l’infermiera ha funzionato, invece della sua ala o piano permanente.
Esistono diversi motivi per cui l’allocazione dei costi è importante. Uno ha a che fare con l’assegnazione accurata dei costi all’interno di un’organizzazione, in modo che sia possibile sapere esattamente quali tipi di costi sono stati sostenuti nel funzionamento di una determinata area all’interno dell’organizzazione. Queste non sono solo informazioni importanti da considerare quando si crea un budget operativo, ma sono anche fondamentali nel calcolo delle imposte che devono essere pagate alle agenzie fiscali locali, statali e federali. In un certo numero di paesi in tutto il mondo, il modo in cui i costi sono allocati può avere un impatto su quanto l’organizzazione paga in tasse, rendendo necessario il rispetto di eventuali regolamenti governativi che hanno a che fare con la ripartizione dei costi all’interno dell’organizzazione.
Un altro vantaggio dell’allocazione dei costi ha a che fare semplicemente con il tenere traccia delle spese ai fini della pianificazione interna. Mentre alcune spese sono costi indiretti e avvantaggiano più di un’area dell’operazione, è ancora necessario allocare i costi diretti in modo logico e accurato. Anche quando i costi sono incrementali, nel senso che si estendono su più periodi contabili, assicurarsi che i costi siano assegnati correttamente può fare una grande differenza nel modo in cui ciascuna unità all’interno dell’azienda o altra entità lavora all’interno della propria quota del budget complessivo. Quando è evidente che un’unità supererà il budget assegnato, è possibile adottare misure per attuare tagli ai costi di servizio non essenziali, trovando al contempo modi per adattare il budget complessivo per consentire il supporto continuo di funzioni essenziali.
Le organizzazioni di ogni tipo e dimensione si impegnano nel compito di allocazione dei costi. Le aziende utilizzano questa strategia come strumento per pianificare e mantenere un budget. Le entità senza scopo di lucro utilizzano lo strumento come un modo per fornire il maggior numero possibile di servizi ai suoi membri, facendo comunque un uso più efficace delle sue risorse. Anche le famiglie possono utilizzare il concetto di ripartizione dei costi quando pianificano il budget operativo per la famiglia. Come mezzo per identificare e assegnare correttamente i costi, questo approccio all’allocazione aiuta a fornire attenzione e struttura alla pianificazione finanziaria in un modo che altrimenti sarebbe estremamente difficile.